WIAM401-5(1.2Clean)电子文件管理.doc

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中国船级社电子文件管理须知

目录

目的

适用范围

参照文件

定义

管理职责分工

电子公文的编写与审核

电子文件的发送与接收

电子文件的收集和归档

电子档案的移交、保管与利用

附录

版本号

修改页次

修改原因

1.2

2-4

I、机构调整

2、OA系统上线，对电子文件流转模式的改变

编写

审核

会签

批准

批准日期

柯耀星

阳光

王晨

江立群

2013.05.20

1.目的

为加强对中国船级社电子文件的管理，使电子文件的编写、审核、发送、接收、登记、归档、使用规范化、制度化，并指导全社电子文件的管理工作，提高效率，节约资源，特制定本须知。

2.适用范围

本须知适用于本社系统内部在管理体系文件控制范围内及在本社公务活动中具有长期保存价值的电子文件的编写、发送、收集、积累、使用、归档等。

3.参照文件

3.1本社《管理体系手册》

3.2《公文文种和有效性控制程序》（WPAM401）

3.3中华人民共和国行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》

3.4《记录控制程序》（WPAR403）

3.5《立卷与归档须知》(WIAR403-2)和《档案管理指南》(WIAR403-1)

4.定义

4.1电子文件

4.1.1在数字设备及环境中生成，存储于磁带、磁盘、光盘等载体上，可以被计

算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的文件。

4.1.2电子文件类型包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文

件、多媒体文件、应用程序文件和数据库文件等。

4.2电子公文

4.2.1电子公文是中国船级社公文的一种基本形式，具有与书面文件同等的效力。其处理应符合程序文件《中国船级社公文文种和有效性控制程序》（WPAM401）的有关要求与规定。

中国船级社公文可采用电子文件形式发放，但下列文件不能用电子文件发放：

涉及国家机密内容的文件。

涉及社内必威体育官网网址内容的文件，如：涉及党务、人事、行业机密及特别事件的文件。

中国船级社A控文件。

4.3电子档案

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。

5.管理职责分工

5.1总裁办是电子公文、传真和邮件的归口管理部门，负责中国船级社行政社发文的系统内发放，各单位报送总部、未注明具体部门的电子文件（中文）的接收与管理。

5.2总部各部门负责本部门职责范围内往来电子文件的管理，根据文件重要性按公文流转程序呈社领导批准后办理，对于指导性、指令性、决策性的重要工作记录、邮件、电子文件应编号登记管理，并定期整理归档，移交档案室进行保管。

5.3信息档案处负责电子档案的管理、保管和提供利用等工作，电子文件形成部门提供协助和支持。各单位档案管理部门是本单位电子文件集中保管部门，负责转存和定期检查，确保电子介质保存有效。

5.4总部国际合作处负责发到总部电子邮箱（ccs@ccs.org.cn）的外部电子

文件（英文）的接收与处理工作，并负责将中文电子文件转交总裁办处理。

5.5总部信息技术处负责本社电子文件管理的技术支持。

5.6各单位负责本单位所产生的电子文件的管理及归档工作，并在电子文件发送之前与接收之后做好文件的查毒工作，确保电子文件不带毒。

电子公文的编写与审核

6.1编写电子公文行文应规范，要严格执行文件控制、编号、格式等要求。

各单位/部门编写的各类电子公文,发送之前必须经过单位/部门领导的审核批准。除通过我社OA系统或其它认可的电子系统流转的文件外，其它需送社领导审批的文件，应先打印成书面文件，经办人和部门领导在打印件上签字后,送主管领导审批。

电子文件的发送与接收

7.1电子文件的发送与接收可通过OA系统，也可采用电子邮件的形式。

7.2编写电子文件要注意主题和文件标题应规范，并不应发送正在报批的文

件或以签报/发文稿纸格式发送，而应以与纸质文件相同的规范格式，即参照程序文件“公文拟稿、报批、发放须知”（WIAM401-3）进行发送。发放单位应做好文件发放记录。电子文件的接收应参照程序文件“公文接收处理须知”（WIAM401-4）进行，做好文件的接收与登记工作，并及时将电子文件移交给责任人进行处理，并按文件要求做好工作的部署与落实。为确保各单位通过OA系统与总部进行文件接收和发放的畅通，各单位要指定专人负责。

7.3电子社发文正文按照现行格式，采用PDF或JPG文件格式发送。

7.4电子社发文由总裁办负责统一使用ed@ccs.org.cn帐号进行传输。社发文（非OA系统产生）在没有电子版的情况下，须由经办部门将正式印制的纸质正文及附件扫描，并发送到总裁办；如果附件须经特殊处理或扫描页数超过10页，信息档案处负