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员工个人档案编号管理制度

一、总则

为规范员工个人档案的管理，确保员工个人档案的完整性和安全性，根据《中华人民共和

国档案法》及公司档案管理相关规定，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有员工个人档案的管理，并对员工个人档案的编号进行规范和管理。

三、档案编号原则

1.档案编号应当严格按照规定的编码格式进行，确保档案编号的唯一性和有序性。

2.档案编号应当能够清晰地反映员工个人档案的基本信息，包括姓名、部门、岗位等。

3.档案编号应当与员工个人信息管理系统相对应，方便档案的查阅和检索。

四、档案编号管理流程

1.首次建档

新员工入职后，人力资源部门应当及时对其个人档案进行建档，确定其档案编号，并录入

员工个人信息管理系统。

2.档案变更

员工个人信息发生变更时，人力资源部门应当及时更新档案编号相关信息，并更新员工个

人信息管理系统。

3.档案转移

员工调岗或调动时，原部门应当将其档案转交至新部门，新部门应及时变更档案编号相关

信息，并更新员工个人信息管理系统。

4.档案存档

各部门应当对员工个人档案进行规范存档，确保档案安全完整。

5.档案归档

员工离职时，人力资源部门应当对其个人档案进行归档处理，归档编号应当清晰明确。

五、档案编号管理要求

1.个人档案编号应当以部门代码和员工编号组成，形如部门“代码-员工编号”，如“HR-001”。

2.档案编号应当按照规定的编码格式进行，不得随意更改或重复使用。

3.个人档案编号应当与员工个人信息管理系统相对应，确保档案信息的一致性和准确性。

4.对于离职员工的档案编号应当加以特殊标识，以区分在职员工。

5.档案编号信息应当妥善保存，不得随意外泄或丢失，发现异常情况应当及时报告。

六、档案编号管理责任

1.人力资源部门负责对员工个人档案的编号进行管理，并进行编码规范和记录。

2.各部门负责对本部门员工个人档案进行存档，并确保档案编号的准确性和一致性。

3.人力资源部门应当对员工个人档案编号的使用情况进行定期检查，并进行审核和整改。

4.发现问题或异常情况时，应当及时报告，并进行处理。

七、附则

1.本制度由人力资源部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效。

以上为公司员工个人档案编号管理制度。希望全体员工严格遵守，并做到规范管理，确保

员工个人档案的安全完整。