高效会议管理规程：提升会议效率与质量.pdfVIP

高效会议管理技巧

内容提要

第一讲当今会议面面观

第二讲会议效率不高的原因及解决方案

第三讲开会前的准备工作

第四讲成功会议的五种策略

第五讲会议中的沟通与反馈技巧

第六讲主持人的会议管理技巧

第七讲如何对待会议中的意外情况

第八讲主持人与参会者的守则与责任

第九讲会议记录

第十讲会后跟进

第一讲当今会议面面观

【本讲重点】

会议的意义

会议的目的

会议的种类

会议的频率

会议成本的计算

1

会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于

解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的

梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低

下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议

题。

会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

图1-1集思广益图

如上图1-

1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰

撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物

。

2

2．会议显示一个组织或一个部门的存在

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也

是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存

在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

图1-2组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅

猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-

mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其

他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原

本的沟通习惯。

会议的目的

①开展有效的沟通

会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

3

①传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或

其他部门的相关资讯。

①监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执

行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，

来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

①达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议

的产生和问题的解决。

图1-3达成协议与解决问题的6个步骤

①资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

①开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成

新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

①激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心

，朝着一个方向共同努力。

①巩固主管地位

经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一

些上下协调会议，以此来强化自己的地位。