WIAM401-4(4.1Clean)公文接收处理.doc

管理体系文件–WIAM401-4

版本号：4.1

生效日期：2013.06.10

第PAGE6页共5页

公文接收处理须知

InstructionforProcessingofOfficialDocumentsReceivedfromoutsidetheSociety

目录

1、目的

2、适用范围

3、参照文件

4、定义和缩写

5、总则

6、职责

7、实施

8、记录

9、附录

版本号

修改页次

修改原因

4.1

第2-3页

1、机构调整

2、OA系统上线，公文流转形式有所变化

编写

审核

会签

批准

批准日期

姜君

杨光

王晨

江立群

2013.05.20

1.目的

本须知对外部公文的接收、处理工作提出具体要求。旨在使外部公文的接收、处理工作规范化、制度化、标准化、科学化，提高外部公文接收处理工作的效率和工作质量。

2.适用范围

本须知适用于本社在行政管理和业务活动中所涉及的各种外部公文。

3.参照文件

本社《管理体系手册》

4.定义和缩写

本社《管理体系手册》和“公文拟稿、报批、发放程序”中的定义和缩写适用于本须知。

5.总则

接收、处理外部文件时必须做到及时、准确、安全、必威体育官网网址。

6.职责

6.1总裁办/办公室(指分社)（或指定文书人员）负责各种外部公文的接收、登记分办或批办。

6.2通过本部门的传真机接收到的传真等外部文件，由收到部门负责登记。

6.3各业务主管部门负责外部文件的处理。

7.实施

公文的接收处理一般包括搬运（接收），登记、分发、批办、承办、立卷、归档、销毁等过程。

收文办理程序见“公文接收处理流程图”

7.1登记

7.1.1总部及各单位从外部收到的公文（包括传真件、函件）必须由总裁办指定的文书人员进行清点登记、编号。部门收文（特别是与业务相关的重要传真、电子邮件等）也必须由专人负责登记、编号，以确保文件可追溯。

7.1.2收文的登记分一级和两级登记两种方式。

一级登记，表示收文办理过程中，只由本单位文书人员进行一次登记编号。

二级登记，表示收文办理过程中，先由单位文书人员进行一次收文登记、编号／转移到承办部门时，由承办部门再进行部门收文登记编号。

7.1.3总部实行两级登记，各单位根据本单位部门设置和文书人员配备情况自行选择一级或两级登记无论采取何种登记编号，必须保证文件可追朔查询。

7.1.4收文登记采用格式A、格式B两种形式（见附录1），实行一级登记的单位，采用格式B进行收文登记；实行二级登记的单位，第一级登记，即总裁办指定文书人员的登记采用格式A，第二级登记即部门登记时，采用格式B。当在OA系统中登记时，格式可有所调整，但登记内容必须相应包括格式A或B中的各要素。

7.1.5收文的编号办法

实行二级登记的单位，原则上只进行一次收文编号，为单位内部管理需要，也可进行两次收入编号。

收文编号方法如下：

1.文函编号为：

(Ｌ)×××

─┬─

│

└──流水号

2.传真编号为：

(Ｆ)×××

─┬─

│

└──流水号

3.电子邮件编号为：

(Ｅ)×××

─┬─

│

└──流水号

流水号为每年度始计。

如果根据需要两次收文编号，那么第二级（即部门）编号，只在上述编号前，冠以部门代号即可。

即：××(F)×××

─┬──┬──

││

部门代码└───部门收文流水号

7.1.6收文较多的单位可以进行分类登记，一般事务性来往的函电等可视情况确定是否登记。

7.1.7对需呈领导阅示，或其它机关部门传阅的重要文电，由文书人员或部门承办人填写《文电阅处单》（格式见附录2）（实行一级登记的和实行二级登记的第二级文书人员负责），当在OA系统中登记并流转时，格式可有所调整，但传阅内容须包括《文电阅处单》中的要素。

7.1.8非正常渠道收到的文件，应按上述规定进行登记。

7.1.9总裁办以外的单位收到的重要公文、机要文件、交通部领导