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公司资料管理制度

公司资料管理制度6篇

随着社会不断地进步，制度使用的频率越来越高，好的制度可使

各项工作按计划按要求达到预计目标。拟起制度来就毫无头绪？以下

是小编帮大家整理的公司资料管理制度，欢迎大家分享。

公司资料管理制度1

1、目的

规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等

活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存

必要的证据。

2、适用范围

适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文

件的管理。

3、职责

3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理办法

5.1文件的产生

5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

5.1.2总经理助理对文件进行审核。

5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件

生效。

5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-

wd01-02-01)。

5.2文件、资料的类别

5.2.1受控文件

a)内业资料;

b)图纸资料;

c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

e)与服务过程有关的合同协议;

f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管

理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公

室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,

可分为:

a)内行文、外行文:1

b)未被质量体系引用的外来文件:2

c)与服务过程无关的合同协议:3

d)未被质量体系引用的法律法规:4

e)行业标准性文件:5

f)照片、录像带:6

g)电脑贮存:7

5.3文件、资料目录的索引号

x-x.x-xx

文件盒编号

同号柜序列号

文件柜编号

文件类别编码

5.4文件、资料归档与管理

5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并

汇总到办公室统一管理。

5.4.2办公室负责文件、资料的必威体育官网网址性防范,公司所有受控文件和非

受控文件的资料均属必威体育官网网址性文件。

5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别

类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案

资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要

还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调

用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

5.5文件、资料的发放

5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文

件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要

求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检

查。

5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时

应立即追回,同时作好文件的补救工作。

5.6文件资料的调用、借阅与归还

5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详

细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

5.6.3借阅的文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行

检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、