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工程档案管理办法

科研工程档案管理办法

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第一章??总则

第一条??为切实做好科研工程档案的收集、整理和保管、利用，充分发挥科研工程档案在科学研究、工程建设、科研管理和社会主义现代化建设中的作用，依据国务院批准的“科学技术档案工作条例”，中科院文件“中国科学院科学技术档案工作办法”，“中国科学院基本建设档案建档规范”，结合我所大型科研装置重离子加速器工程和基本建设等具体情况，制定本管理办法。

第二条??工程档案是国家的宝贵财富，是科研工程人员劳动智慧的结晶，是近物所科技资源的重要储备形式，必须实行集中、统一管理，防止分散和遗失。

第三条??科研工程档案工作，实行两纳入的运作机制：（1）纳入科研工程档案管理，与计划、课题、成果管理紧密结合；（2）纳入科技人员的岗位职责。科技文件材料的整理、归档，是科研工程项目（课题）结束或阶段性完成，以及科技人员的工作业绩，得以实际认可的最后一项定性指标。

第四条??科研工程工作与建档工作实行四同步：下达计划任务与提出科技文件材料归档同步；检查计划进度与检查档案材料的积累情况同步；验收、鉴定科研成果及工程项目与鉴定、验收、科技档案同步；科技人员晋职升级、成果上报，与档案部门出具科技文件材料的归档证明同步未在归档定期限内归档的科研工程项目（课题），不能上报成果。项目（课题）主要参加人员的有关待遇和职级晋升资格，按本所《职工年度考核暂行办法》中的相关规定执行。

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第二章??归档要求、范围和分类编号

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第五条??科技文件材料的形成、积累、整理、归档。以科研工程项目（课题）开始为起点，陆续收集，及时整理；项目（课题）完成或中止时，当即整理、组卷、归档。

第六条??科技文件材料的收集、整理与归档工作，由项目（课题）负责人负责组织。小项目由完成者本人负责归档，项目负责人督促、

第七条??凡由我所主持并有兄弟单位协作攻关研究项目，由我所档案部门保管整套档案。外协单位所形成的科技文件材料，由本所项目负责人收集、整理、归档。

第八条???科研工程人员调动时，须将本人承担任务中形成、积累的科技文件材料，清理、移交给室主任或档案部门后，人事处方可办理调离手续。

第九条??科研工程科技文件材料归档范围。

工程前期：

调研报告、方案的选择、方案论证及专家评估材料，项目建议书及批文，计划任务书及批文，初步设计方案，可行性研究报告，设计任务书及批文，协议委托书，国内外考察报告，重要学术会议材料及声像材料，决策性文件，项目的研制计划及工作总结，有关项目的来往文件及电报等；物理设计、扩初设计、征用土地、拆迁、补偿文件、工程选址、施工执照及红线图，工程概算、环境预测调研报告及专家论证材料，承包合同、协议、招标、中标文件，消防措施，工程勘察报告，地质图，地形、地貌、建筑物、构筑物平面图，水文、气象、地震等基础材料。

设计阶段：

初步设计、物理设计、技术设计、施工设计、设计说明、设计计算、技术规范、规程、模拟试验、总体规划设计、设计论证评估材料及其他材料，工程的预算等。

施工、竣工阶段：

工程地质勘察设计，计划，地质化验报告及试验结果，重要土、岩样试验报告，施工定位测量，建筑物、构筑物测量定位及观察记录，开工报告，工程技术要求，技术交底，图纸会审纪要，施工图，施工方案及组织设计，施工计划，施

第十八条??所归档案要科学保管和保护，对库存卷册和借阅情况，定期进行清查和统计，以便掌握档案的基本情况。

第十九条??科技档案的鉴定、销毁。

1.?因设计变更、原档案作废，应及时抽出、造册报批，进行处理。

2.?根据国家档案行政管理部门的有关规定和程序，对库存档案的保存价值、保管期限和所划密级，进行鉴定。

3.?经鉴定予以销毁的档案，要逐卷造册，由业务主管领导审批、签字后，定点、专人监销。

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第四章??科研工程档案的利用

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第二十条??本所科技人员，因工作需要可到档案室借阅档案、资料。借阅机密档案须经室领导批准，借阅绝密档案经主管所领导批准。但不外借，一律在档案室查阅。借阅份数，一次最多三份，累计不超过五份，借期不超过一个月。

第二十一条??科技档案的底稿与底图不外借，可在档案室查阅。因工作需要复制时，须经室和业务主管领导批准。

第二十二条??所借档案资料，不得转借他人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丢失、泄密、如有上述情况者，按《档案法》第五章有关条款处理。

第二十三条??外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围。在档案室查阅，不外借，如有特殊情况须外借，经业务主管部门领导批准。外协单位，因工作需要查阅与协作项目相关的档案时，手续与本所人员相同。

第二十四条??档案、资料的借出和归还，均要当面点清和办理好借、还手续。

第二十五条??本所职工调离、出国、离退休前，须将所借的档案、资料如数归还，并经档案室经办人员签字后，方可办理离