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运输公司文件和档案管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

二、档案管理机构的设置及基本要求

(一)档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像的历史记录。

2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作，公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

(二)各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料

管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与从公司档案管理。

2、各部门根据资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

三、档案分类

(一)档案的质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹工

整，清晰，封面提名应能准确反映卷内文件材料内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案文件必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面因注明立卷人，审核人，立卷时间。

(二)立档

1、档案文件材料按照皮批复在前，请示在后。证件在前，附件

在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨年度的请示和批复，有批复的在批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度的规划在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件发文正稿在前，一次为公文处理用纸，发文底稿。

(三)分类

1、档案个级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，一充分

表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证件类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。

2、公司档案大致分为以下几类：

(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；

(2)文件类：主管部门和内部文件；

(3)制度类：管理制度汇编；

(4)合同类：分内部经营管理合同和工程合同两种。

(5)车辆信息类：公司车辆的审验；

(6)安全会议纪要类：驾驶员安全培训等；

(四)档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案管理目录表》将

所有分类各级名称及其他表数编号，用一定顺序一次排列，以便查阅。

2、档案分级各类名称及其代表数字一经确定，不宜容易修改，如确有修改必要，应时限审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，一年混淆。

3、公司档案员负责对部门文件材料的收集、整理、按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。

四、档案及保存年限

(一)归档的文件资料，应自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件你内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

(二)归档的同类文件资料在卷内按保存期限分别装订，保存期

限分为定期和永久。定期文件材料的保存价值分为1年、5年、10年。

1、永久保存：

(1)公司章程、合同；

(2)股东名册；

(3)组织规程及办事细则

(4)懂事会及股东会议记录；

(5)财务报表；

(6)政府机关核准文件；

(7)不动产所有权及其他债券凭证；

(8)工程设计图：

(9)公司规章制度：

(10)其他经核定须永久保存文件；

2、10年保存

(1)预算、决算书类；

(2)会记凭证；

(3)事业计划资料

(4)其他核定须保存10年的文书；

3、1至5年保存：

(1)期满或解除合同；

(2)其他经核定须保存10年的文书

4、一年以下暂时保存

(1)结案后长期保存必要者；

(三)公司可根据实际情况拟定文件资料保存期限的补充规定。

(四)归档文件资料种类，份数以及每份的页数均应完整，每份

文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列编写档号。

五、档案日常管理

(一)借阅

1、借阅手续：

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责

人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。

(2)档案员接到借阅条