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万科物业各岗位职责

第⼆章岗位职责

1、项⽬物业部总监、副总监岗位职责

2、⾏政助理的岗位职责

⼀、会务管理

1、会议通知

负责通知相关与会⼈员，告之会议召开的时间和地点，登记与会⼈数。如有不能如期参加会议者，需请⽰领导层做出相应处

理。

2、会议记录

⾏政助理随会负责会议记录。记录内容包括：会议名称、召开会议的时间和地点、与会⼈员、主持⼈、记录⼈、与会者发⾔。

散会后，请⽰主持⼈审阅会议记录并签字，记录⼈签字。

3、会议纪要

会议结束后，整理会议纪要。对于会议中形成的决定，有必要形成制度的，请⽰相关领导，⾏⽂⼊档。

⼆、档案管理

1、归档制度要求

(1)公司内部⽂件：经过⽂书起草和公⽂制定后，按照拟稿、审稿、审批、登记“”的⽂件处

理程序，编制⽂件⼊档序号，注明摘要内容；

(2)与客户来往的信函、传真等应按其内容与有关合同整理⽴卷，在合同或信件上注明

结果。

2、档案保管

(1)⽂书档案：按年度、组织、机构分类；

(2)客户档案：按地区分类；

(3)会计档案：按报表、账册、凭证顺序排列；

(4)设备档案：按使⽤年限、型号分类；

(5)技术档案：按科⽬分类；

(6)照⽚档案：按内容、时间顺序排列；

(7)档案最低保管期限为⼗五年；

(8)各类档案每年清查⼀次，做出清查报告。过期作废的档案必须收回，获得领导层同

意后进⾏销毁；

(9)各类合同的原件放在公司档案柜，部门只留复印件；

(10)档案管理员⼯作调动时，认真办理交接⼿续。

3、档案借阅

(1)⼀般只在公司查阅，尽量不外借；

(2)确有需要的，需办理借阅⼿续；

(3)任何被借阅的⽂件资料不准擅⾃复印；

(4)被借阅档案必须在限期内归还，档案借阅完毕时，注销借阅⼿续。

(5)不得泄露档案内容，严格执⾏必威体育官网网址制度。会议结束后，整理会议纪要。对于会议中形成的

决定，请⽰相关领导，⾏⽂⼊档。

三、库房管理

1、项⽬物资采购

(1)库管员根据各部门提出的采购申请编制《⽉度物资采购计划单》、《紧急物资采购

单》；

(2)协助完成供⽅选择及采购流程发起；

(3)采购审批完成后及时督促供⽅或采购部门进⾏采购，并完成付款制单；

(4)资产购置需提前申报K2,采购后填写《资产审核单》及资产管理软件，报相关部门

备案；

(5)合理控制采购⾦额，确保不超出预算。

2、物资出⼊库验证管理

(1)根据《⽉度物资采购计划单》《紧急物资采购单》核对到库物品名称、规格、质量

等是否相符，直属上级必须现场监督库管员验货；

(2)物资的规格、质量等不符合要求时，不能办理⼊库⼿续，由库管员填写《不合格物

资处理单》，通知采购员进⾏退货或调换；

(3)每⽉定期对物资到货情况进⾏记录与评价，评价其到货及时性、合格率，并及时向

公司反应。

3、物资存储

(1)根据物资的性能、品种、型号、⽤途、重量、包装等特点及易挥发、易受潮等物资

的特性和仓库条件，把库房物资分为⼟建类、⽔暖类、机电类、⼯具类、保洁类、

其他类，分类保管，合理码放；

(2)库房物资应设置对应的标识卡，标识卡内容应标明物资的名称、规格型号、数量等；

物资包装标识⼀律向外；

(3)现场存储物资数量应与标识卡、物资台帐相符；

(4)物资摆放符合公司标准，温湿度适宜，配备灭⽕器材，现场进⾏分区管理，包括不

合格品区、待检区及物资分类区等；

(5)易燃易爆化学危险品单独存放，现场配备应急设施，相关要求见《危险品管理作业

指导书》。

4、物资领⽤管理

(1)物资领⽤⼈需填写《物资领（借）⽤单》，直属上级签字确认后，库管员予以借⽤。

借⽤物资归还时，库管员验收⽆误，在《物资领（借）⽤单》上填写归还⽇期后⼊

库。需当⽇归还的物资，由库管员于当天下班前负责催还；

(2)⼯程物资的领⽤需提供派⼯单⽅可领出，物品出库后，库房管理员留存⼀联。以便

核对帐⽬；

(3)员⼯服装类领⽤需建⽴员⼯⼊职领⽤物资台账；

(4)节⽬装饰物品的领⽤与归还需填写领⽤、归还清单，并有部门负责⼈签字确认物资

的盘点；

(5)库管员每⽉20⽇前，对⽉度物资领⽤情况进⾏盘点汇总，填写《物资领（借）⽤

汇总表》，报项⽬出纳审核存档；库管员每⽉20⽇前对库存物资进⾏盘点，填写《库

存物资盘点汇总表》，经项⽬出纳审核，项⽬负责⼈审批存档；

(6)每季度对项⽬资产进⾏盘点，有《资产盘点表》，做到账物相符；

(7)物资的报废及处置，存物资发现⽆法满⾜使⽤功能时，应填写《物资报废申请单》，

项⽬出纳审核，项⽬负责⼈审批后予以报废；

(8)资产报废需提前申报K2，根据公司资产报废流程完成报废⼿续；

(9)不能及时处理的报废物