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企业档案管理制度

一、总则

1.1制定目的

本《档案管理制度》旨在明确企业档案管理的重要性和必要性，根据国家法律法规和行

业规定，结合公司业务实际和发展需求，规范公司内部所有纸质和电子形式的档案资料从生

成、收集、整理、保管到利用、鉴定、销毁等全过程管理活动。通过建立和完善档案管理体

系，确保档案信息的安全性、完整性、有效性和合规性，为企业决策提供可靠依据，促进企

业的高效运营和可持续发展。

1.2适用范围

本制度适用于公司内部所有的部门、团队和个人，在进行各类业务活动中产生的全部档

案资料，包括但不限于各类文件、报表、合同协议、会议记录、项目计划与报告、员工人事

记录、财务凭证、技术研发文档、市场调研材料以及各类电子数据等形式的档案。无论档案

的形式如何，只要其内容涉及公司经营、管理及具有保存价值的信息，均需遵循本制度进行

管理。

1.3档案定义

在本制度中，档案是指企业在各项事务活动中形成的，对企业发展具有查考价值、法律

效力或历史意义的各种载体形式的信息记录。具体包括但不限于以下内容：

•纸质文档：如正式公文、通知、决议、审批表单、工作报告、往来信函、会议纪要、

内部规章制度、发展规划、年度总结、员工手册、培训资料等。

•电子文档：电子邮件、电子表格、数据库文件、数字图像、音频视频、电子签名文

件等各类数字化信息资源。

•合同文件：签署的各类业务合同、协议、意向书、承诺书以及其他具有法律约束力

的文件材料。

•项目相关资料：立项申请、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、验收报告、审

计材料等项目全生命周期内的所有文件。

•其他具有保存价值的历史资料、荣誉证书、知识产权证明文件等。

二、档案管理机构与职责

2.1档案管理部门设置

企业应设立专门的档案管理部门或岗位，如档案室或综合档案管理部门，作为企业档案

工作的核心枢纽。该部门直接对企业的高层管理层负责，并接受上级档案行政管理部门的业

务指导和监督。其主要办公场所应当具备适宜的保管条件，包括但不限于安全防护设施、防

火防潮措施、温湿度控制设备以及必要的计算机及网络环境以适应现代电子档案管理的要

求。

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2.2档案管理部门职责

•收集环节：负责制定并执行档案材料的收集范围、程序和时间要求，确保所有具有

保存价值的企业文件资料能够及时、完整地归档入库。

•整理环节：根据国家档案分类标准及企业实际情况，建立适合本企业的档案分类体

系和编码规则，组织对各类档案进行整理编目，使之系统化、有序化。

•保管环节：维护档案的安全和完整性，定期检查档案实体的状况，采取有效措施防

止档案损毁丢失，同时实施严格的档案库房管理制度，包括出入库登记、库房温湿

度监控等。

•利用环节：建立健全档案查询、借阅、复制等利用制度，合理规范档案信息资源的

对外提供和服务，同时保障企业商业秘密和信息安全。

•销毁环节：按照法定程序和档案保管期限表，对达到销毁条件的档案进行鉴定，经

审批后组织安全销毁，并做好销毁记录。

2.3兼职档案员设置与职责

各部门（科室）应指定至少一名员工担任兼职档案员，具体职责如下：

•日常管理：负责本部门产生的各类文件资料在形成过程中的收集、初步整理和临时

保管工作，确保原始资料齐全、准确。

•交接归档：在规定时间内将本部门形成的档案移交至档案管理部门，并办理相应的

交接手续。

•协助利用：配合档案管理部门，为本部门内部及其他合法使用者查找、调阅档案提

供支持服务。

•培训宣传：参与档案管理知识的学习与培训，推动部门内形成良好的档案意识和档

案管理习惯。

三、档案的形成与收集

3.1档案生成流程

制定详尽且标准化的档案形成流程是保证档案质量的基础。这一流程应涵盖从文件材料

产生、流转、审批到最终归档的所有环节：

1.文件材料产生阶段：在各项业务活动进行过程中，工作人员需按照企业规范或相关

法律法规要求制作各类报告、会议记录、合同协议、项目资料等原始文档。

2.流转与审批阶