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书信书写格式指导

书信是人们生活中最为普通、最为古老的一种沟通方式。掌握书

信的格式和要求，有助于更好地发挥书信的功能。

书信和格式：信文由称谓、正文、敬语、落款及时间四部分组成。

称谓：应在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓应尊循长

幼有序、礼貌待人的原则，选择得体的称呼。

正文：正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同，灵活

地采用不同的文笔和风格。

1、问候语。问候语要单独成行，以示礼貌。有“你好”、“近

好”、“节日好”等。

2、先询问对方近况和谈与对方有关的情况，以表示对对方的重视

和关切。

3、回答对方的问题或谈自己的事情和打算。

4、简短地写出自己的希望、意愿或再联系之事。

敬语：写信人在书信结束时身对方表达祝愿、勉慰之情的短语。

多用“此致、即颂、顺祝”等词紧接正文末尾。下一行项格处，用

“敬礼、x安、安康”等词与前面呼应。

落款及时间：在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期。署

名应写在敬语后另起一行靠右位置。一般写给领导或不太熟悉的人，

要署上全名以示庄重、严肃；如果写给亲朋好友，可只写名而不写姓；

署名后面可酌情加启禀词，对长辈用“奉、拜上”，对同辈用“谨启、

上”，对晚辈用“字、白、谕”等词。

1、信封：

信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地

址、姓名和邮政编码。

邮政编码要填写在信封左上方的方格内，收信人的地址要写得详

细无误，字迹工整清晰。发给机关、团体或单位的信，要先写地址，

再写单位名称。收信人的姓名应写在信封的中间，字体要略大一些。

在姓名后空二、三字处写上“同志、先生、女士”等称呼，后加“收、

启、鉴”等字

寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方，并尽量写得详细

周全一些。最后填写好寄信人的邮政编码。

（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、

“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨

妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵

阿姨”、“黄叔叔”等。

（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加

修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、

同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同

志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。

（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、

“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可

直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。

（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如

“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，

也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平

老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、

德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、

“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务

相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。

（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志

们”、“诸位先生”、“xx等同志”等。给机关团体的信，可直接写

机关团体名称。如“xx委员会”、“xx公司”。致机关团体领导人的`

信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直

接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经

理”、“厂长”等。

如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可

一前一后，尊长者在前。

上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、

“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，

这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关

系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。

2．正文

正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信

人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您

好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年

好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成

一段。

问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来