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食堂采购报账流程

一、制定目的及范围

为确保食堂采购工作的规范化、透明化，提高采购效率，降低采购成本，特制定本流程。该流程适用于食堂日常采购、临时采购及应急采购，涵盖从采购申请到报账的各个环节。

二、采购原则

1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑质量、价格及供应商信誉，择优选择。

2.所有采购物资必须从合法商家采购，并要求开具正规发票。

3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以确保责任分明。

三、采购流程

1.采购申请

申购人需在采购前向食堂负责人询问库存情况，确认所需物资是否在库存范围内。若库存不足，申购人需填写“采购申请单”，详细列明所需物资的名称、规格、数量及用途，并提交给食堂负责人审核。

2.申请审核

食堂负责人对采购申请进行审核，确认申请的合理性及必要性。审核通过后，负责人在申请单上签字，并将申请单转交给财务部门进行预算审核。

3.预算审核

财务部门根据食堂的年度预算及实际情况，对采购申请进行审核。若预算充足，财务部门在申请单上签字确认，若预算不足，则需与食堂负责人沟通，调整采购计划。

4.询价与选择供应商

采购人需根据审核通过的申请单，进行市场调研，至少询价三家合格供应商，收集报价信息。采购人需填写“询价记录表”，并附上各供应商的报价单。

5.核价与审批

采购人根据询价结果，参考历史价格进行核价，填写“核价报告”。核价报告需提交给食堂负责人审核，负责人审核后在报告上签字确认。若核价结果超出预算，需重新调整采购计划。

6.下单与采购实施

审批通过后，采购人根据核价结果与选定的供应商进行联系，确认订单并下单。采购人需确保所购物资符合申请单中的要求，并在约定时间内到货。

7.验收与入库

物资到货后，采购人需组织相关人员进行验收，检查物资的数量、质量及规格是否符合要求。验收合格后，填写“验收单”，并将物资入库，更新库存记录。

8.报账流程

采购人需在物资到货后一个月内完成报账。报账时需准备以下材料：采购申请单、询价记录表、核价报告、验收单及供应商开具的发票。所有材料需整理齐全，提交给财务部门进行审核。

9.财务审核与报销

财务部门对报账材料进行审核，确认无误后进行报销处理。若发现材料不齐或存在问题，财务部门将反馈给采购人，要求补充或修正。审核通过后，财务部门将款项支付给供应商。

四、特殊采购流程

1.临时采购

针对突发情况或临时需求，采购人需在获得食堂负责人同意后，直接联系供应商进行采购。临时采购需在事后补充填写采购申请单，并进行报账。

2.应急采购

在紧急情况下，食堂可成立应急采购小组，快速响应需求。应急采购无需进行询价，采购人需在事后补充相关材料，并进行报账。

3.集中采购

对于常规性、批量采购的物资，食堂可制定集中采购计划，提前向财务部门报备预算，统一进行采购，以降低成本。

五、备案与存档

所有采购完成后，采购人需将相关材料复印两份，一份交财务部门审核，另一份存档以备查。所有采购记录应妥善保存，确保信息的可追溯性。

六、采购纪律

1.采购人职责

采购人需建立供应商资料档案，做好市场调查，确保采购物资的质量与合规性。

2.行为规范

采购人员不得接受供应