公司采购部管理办法.docx

《公司采购部管理办法》

一、总则

1.目的

为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购物资及服务质量，降低采购成本，提高采购效率，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司采购部所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。

3.基本原则

（1）公平、公正、公开原则：采购过程应透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保竞争环境公平。

（2）质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠的产品或服务。

（3）成本效益原则：综合考虑采购成本、使用成本、维护成本等，追求整体效益最大化。

（4）廉洁奉公原则：采购人员应严格遵守职业道德，杜绝一切形式的利益输送和腐败行为。

二、采购部门与职责

1.采购部门设置

公司设立采购部，作为负责公司采购业务的专门机构，采购部内部根据采购品类和业务流程设置不同的采购小组或岗位。

2.采购部职责

（1）制定采购策略与计划：根据公司生产经营计划、库存情况及市场预测，制定年度、季度和月度采购计划，并适时调整。

（2）供应商开发与管理：负责供应商的寻找、筛选、评估、引入和淘汰工作，建立和维护供应商信息库，定期对供应商进行考核与评价，促进供应商持续改进。

（3）采购执行：按照采购计划和相关规定，组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、签订合同、下单、跟单、验收、付款等环节，确保采购流程顺畅、合规。

（4）采购成本控制：通过与供应商谈判、优化采购渠道、合理安排采购批量等方式，降低采购成本，提高公司经济效益。

（5）采购风险管理：识别和评估采购过程中的各类风险，如供应中断风险、价格波动风险、质量风险等，并制定相应的风险应对措施，保障公司采购业务的稳定运行。

（6）采购档案管理：妥善保存采购相关文件和资料，包括采购申请单、报价单、合同、验收报告、发票等，建立完善的采购档案管理制度，便于查询和追溯。

三、采购流程

1.采购申请

（1）需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请单》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计使用时间、预算金额等信息，并经部门负责人审核签字。

（2）对于重大采购项目或超出一定金额的采购申请，需提交公司相关领导审批。

2.供应商选择

（1）采购部根据采购申请，在供应商信息库中筛选符合要求的潜在供应商，或通过市场调研、招标公告、同行推荐等方式寻找新的供应商。

（2）向选定的供应商发出询价函或招标邀请书，要求供应商提供详细的报价及相关资料，包括产品或服务的技术参数、质量标准、交货期、售后服务承诺、价格构成等。

（3）采购部对供应商的报价和资料进行汇总、分析和比较，必要时组织相关部门进行技术评审和商务谈判，综合评估供应商的实力、信誉、价格、质量、交货期等因素，确定最优供应商。

3.合同签订

（1）采购部与选定的供应商就采购事项进行协商，达成一致意见后，按照公司合同管理规定起草采购合同，合同内容应包括但不限于采购物品或服务的详细描述、价格、数量、质量标准、交货期、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。

（2）采购合同经公司法律部门或法律顾问审核后，由采购部代表公司与供应商正式签订。合同签订后，采购部应将合同副本及时分发给相关部门，以便各部门了解采购详情并做好相应的准备工作。

4.采购执行与跟单

（1）采购部根据采购合同向供应商下达采购订单，明确采购订单的编号、下单日期、交货日期、交货地点、产品或服务的详细信息等内容，并要求供应商签字确认。

（2）在采购过程中，采购人员应密切跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，了解生产进度、发货情况等信息，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商出现交货延迟、质量问题等异常情况，采购人员应及时采取措施，如催促供应商加快进度、协商解决方案、按照合同约定追究供应商违约责任等，并及时向相关部门和领导汇报。

5.验收

（1）采购物资到货后，采购部应及时通知需求部门和质量检验部门进行验收。验收人员应根据采购合同、质量标准和验收规范，对采购物资的数量、外观、质量、性能等进行检验，并填写《验收报告》。

（2）对于验收合格的物资，由验收人员签字确认后办理入库手续；对于验收不合格的物资，应按照公司不合格品处理流程进行处理，如退货、换货、索赔等。

6.付款

（1）采购部根据验收合格的凭证和采购合同约定，填写《付款申请单》，附上相关发票、验收报告、合同等资料，经财务部门审核后，按照公司财务审批流程办理付款手续。

（2）财务部门在付款时应严格审核付款申请的真实性、合法性和准确性，确保付款金额、付款方式、付款对象等与合同约定一致，防止出现错误付款或资金风险。

四、供应商管理

1.供应商信息库建立

采购部负责建立和维护供应商信息库，收集和整理供应商的基本信息、资质证书、生产能力、产品或服务范围、质