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行政文秘职位说明书

第一局部岗位规格说明

一、根本资料：

岗位名称

行政文秘

岗位评价

基层岗

直接上级

行政部主管

分析日期

2011/6/20

二、岗位职责：

〔一〕概述：在行政部经理的领导下，全权负责办公室日常事务管理，包括办公室内卫生环境的维护，办公用品的采购、来客接待及引见、总机接听及转接等。

〔二〕工作职责及要求：

工作职责

工作要求

一、公司总机来电接听，准确及时传达记录；

准确运用礼貌用语，及时传达给相关人员，如相关人员不在位置上，委婉告诉来电人。并让来电人留下联系方式及姓名，如是客户来电，应马上打告知相关人员，请其马上给客户回电。

二、维持前台纪律、办公室环境及卫生；

1、每天早上提前10分到达办公室。

2、翻开空调、窗户通风。

3、整理总经理办公室，把桌椅摆放整理、，备好茶水。

4、每天下班前把自己的办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

三、公司来访客人前台接待、登记，来访宾客接待引领，展现公司良好形象；

1、笑脸相迎，茶水相待。

2、询问来宾情况，来访目的，有无预约及身份情况等。

3、索要名片。

4、及时告知相关人员。

5、按同事的意见引见，接待〔按情况给予续茶水〕。

四、公司员工出差车票、机票、酒店的预定工作；

了解具体的往返时间及人数，如果在几天内的往返应向订处票咨询是否可以订往返票，因为往返票有优惠；如果是订酒店，那么除应了解人数后，还应了解入往人的关系，以便进行房间的分配。

平时，应多收集关于订票及酒店的信息，多进行价格筛选和质量比拟。

五、做好签收、准确分送邮件和信函，报刊的收发、整理工作；

收：收后到应立即转到当事人手上，严格执行签收制度；

发：早上的邮件必须于当天中午12点前发出去，下午的邮件必须于当天下午前发出去。

六、监督考勤，每月底最后一天向主管提交本月考勤记录；

1、新员工到岗，及时开考勤卡；

2、监督每日的打卡情况和员工外出登记情况，对于没有登记，而又不在位置上的员工，应致电了解原因，回来后让其在登记表上补签。对于有代打卡的，应立即予以制止。

七、办公用品的采购；

按方案采购，并严格按见单采购的原那么，需采购的物品必须由相关单位出示物品采购申请单。收到申请单后，仔细询问用品的规格、型号，确保采购的物品适用。

物品采购费用采月结。

八、协助部门进行文字录入、文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订、打印等工作；

确保及时、准确完成

九、负责管理公司会议室，进行会议室使用状态登记，确保会议室白板笔、白板的正常使用，会议室随时的正常使用状态；

定期让清洁工人对会议室白板进行清洗，备好白板笔，让设备管理员常对会议室路线、网线、投影仪进行测试。

十、档案管理文件管理；

1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2、收到外来文件，先做好收文编号，需要发放的应及时传递发放，留下记录，需要归档的应及时做好归档存放，把新文件编号编进档案索引表。

3、内部通知、报告应及时在公司内部传递，并在文件墙上粘贴。

4、归档文件应建立借阅登记，便于回收。

十一、公章使用登记、审批。

公司必须合同章、公章的使用必须严格管控，按照审批程序执行。对于重要的合同文件没有经过部门或总经理的审批，不能加盖公司章。

三、其他职责：

1、领导交办的其他的临时工作。

四、监督及岗位关系：

〔一〕所受监督和所实施监督：

1、所受监督：直接接受行政部主管的工作监督与指导；

2、所施监督：对公司全体同事的办公室事务执行情况进行监督。

〔二〕与其他岗位关系：

1、内部联系：本岗位与公司各部门在工作上有密切的协调和配合关系；

2、外部联系：本岗位与外部酒店、订票处、办公室用品销售商、物业管理办公室等有工作上的合作关系。

〔三〕本岗位职务晋升阶梯图

行政部主管

办公室主任

行政文秘

〔四〕本岗位横向平移情况

本岗位可向其他职能部门客服或商务岗位平移

五、岗位权限：

1、对各单位口头提出或不符合办公室用品采购或用公章的情况予以指导的权力；

2、对违反办公室纪律的行为予以监督和指导的权力；

3、对损坏公司财产，浪费公司资源的行为予以制止的权力；

4、有对上级部门提出合理化建议和意见的权力和义务。

六、劳动条件及工作环境：

本岗位属于脑力工作，工作环境温、湿度适中，无躁音、粉尘污染、照明条件良好。

七、工作时间：

本岗位实行每周工作五天制，合37.5小时标准工时制。

第二局部员工规格要求

八、资历：

1、工作经验：具有二年以上工作经验，一年以上本岗位工作经验；

2、学历要求：具有中专以上学历，英语3级以上。

九、身体条件：

要求身体健康、精力充分、长相端庄，声音甜美。