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社区药品安全服务第1部分：建档规范

1范围

本部分规定了市社区药品安全服务建档工作的建档对象、基本要求、建档流程和监督管理。本部分适用于市社区药品安全服务的建档工作。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T22-2015归档文件整理规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

社区药品安全服务communitydrugsafetyservice

通过多种形式向社区居民提供安全用药知识宣传、安全用药咨询指导以及家庭过期药品回收等服务。

3.2

慢性病chronicdiseases

慢性非传染性疾病的简称，指病情持续时间长、发展缓慢的疾病，主要类型为：心血管疾病（如心脏病发作、中风、高血压）、癌症、慢性呼吸道疾病（如慢性阻塞性肺病和哮喘）、糖尿病及痛风。

3.3

药物依赖性drugdependence

反复地(周期性或连续性)用药所引起的人体心理上或生理上或两者兼有的对药物的依赖状态，表现出一种强迫性的要连续或定期用药的行为和其它反应。

3.4

件item

归档文件的整理单位。

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3.5

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

3.6

电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem

对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

4建档对象

全体社区居民，特别是慢性病患者、药物依赖者、已确诊且需用药的精神病患者以及肢体/智力类残障者等人群。

5基本要求

5.1建档活动应保证所建档案的真实性。

5.2建档活动不应含有商业宣传或与社区药品安全无关的内容。

5.3必威体育官网网址原则应符合专业伦理规范。

6建档流程

6.1建档对象筛选方式

6.1.1对社区已有的适合建档的人群进行健康和用药情况评估。

6.1.2走访人员对服务对象的家庭背景、家庭成员身体状况、服务对象自身患病情况及用药习惯信息进行采集，筛选出合适的建档对象。

6.1.3通过其他服务活动挖掘建档对象。

6.2档案建立

6.2.1填写

征得服务对象同意后，进行档案登记，基础档案表见附录表A.1，填写方式包括纸质填写和电子填写。

6.2.2分类和排列

基础档案表宜先按疾病种类进行分类，再将归档文件按形成先后顺序排列。

6.2.3编号

编号方式宜按顺序逐件编号。档案编号由5部分组成，各部分之间用“–”连接，其结构如下（见附录图A.1）：

a)第一部分：代表服务类型，用大写首字母表示，例如建档服务为JD，外展宣传服务为WZXC；

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b)第二部分：代表所在社区邮编后三位数，如深圳市宝安区福永街道桥头社区的邮编为518103，该部分编号为103；

c)第三部分：代表社区，如桥头社区为QT；

d)第四部分：代表建档日期，如2016/10/11；

e)第五部分：代表档案序列号，如序列号1，表示第1份档案。

6.2.4编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，包括以下内容（见附录B）：a)序号：填写归档文件顺序号；

b)档号：档号按照6.2.3编制；

c)责任者：制发文件的组织或个人；

d)题名：归档文件标题，如建档服务基础档案表；

e)日期：文件的形成时间；

f)页数：每一件归档文件的页面总数，文件中有图文的页面为一页；

g)备注：注释文件需说明的情况。

6.3纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架、保管和销毁6.3.1修整

6.3.1.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.3.1.2归档文件已破损的，应按照要求予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

6.3.1.3对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

6.3.2装订

6.3.2.1归档文件以件为单位装订，装订方式应统一。

6.3.2.2用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.3.3编页

6.3.3.1纸质归档文件以件为单位编制页码。

6.3.3.2页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.4