会务代理服务公司经营管理办法.docx

会务代理服务公司经营管理办法

一、总则

1.为规范会务代理服务公司的经营管理行为，提高服务质量和效率，确保公司业务的顺利开展，特制定本办法。

2.本办法适用于本会务代理服务公司所有部门、员工以及与公司业务相关的合作伙伴、供应商等。

二、组织架构与职责

1.公司管理层：

负责制定公司的战略规划、经营目标和发展方向。

对公司重大事务进行决策，包括重大项目承接、大额资金使用、重要人事任免等。

监督各部门工作执行情况，定期评估公司整体运营绩效，确保公司运营符合法律法规和行业规范要求。

2.市场部：

开展市场调研，收集行业信息、竞争对手动态以及潜在客户需求，分析市场趋势，为公司业务拓展提供依据。

制定市场营销策略和推广计划，组织实施各类营销活动，如广告投放、参加展会、举办研讨会等，提升公司品牌知名度和市场影响力。

负责客户开发与维护，建立客户关系管理系统，跟进客户需求，提供咨询服务，促成业务合作，提高客户满意度和忠诚度。

3.项目部：

项目承接后，迅速组建项目团队，明确各成员职责与分工，制定详细的项目执行计划，包括会议议程安排、场地布置设计、餐饮住宿规划、交通安排等。

协调各方资源，与供应商进行谈判、签约和合作管理，确保会议所需物资和服务按时、按质、按量供应，如场地租赁、设备租赁、餐饮服务、礼仪服务等。

项目执行过程中，严格把控质量和进度，及时处理各类突发情况，确保会议顺利进行，对项目成本进行监控和管理，控制预算超支风险，在项目结束后组织项目总结与评估，收集客户反馈意见，为后续项目提供经验参考。

4.财务部：

制定公司财务管理制度和预算计划，规范财务流程，确保财务数据的准确性和及时性。

负责公司资金管理，包括资金筹集、资金调配、资金使用监控等，合理安排资金结构，降低资金成本和财务风险。

进行财务核算与分析，编制财务报表，定期向公司管理层汇报财务状况和经营成果，为公司决策提供财务数据支持，开展税务筹划，依法纳税，处理与税务机关的沟通协调事宜。

5.人力资源部：

根据公司发展战略，制定人力资源规划，包括人员招聘、培训、晋升、绩效考核、薪酬福利等方面的规划。

负责员工招聘与选拔，制定招聘计划，发布招聘信息，组织面试和录用工作，确保公司人才队伍的充实和优化。

组织员工培训与发展，制定培训计划，提供各类培训课程和学习机会，提升员工专业技能和综合素质，建立员工绩效考核体系，定期对员工工作表现进行评估和反馈，激励员工积极工作，提高工作绩效，制定薪酬福利政策，核算员工薪酬，办理社保福利等相关事宜，维护员工合法权益。

三、会议承接流程

1.客户咨询与需求分析：市场部接到客户咨询后，详细了解客户会议的主题、规模、时间、地点、预算等基本信息，以及客户对会议内容、形式、服务等方面的特殊要求，填写《客户需求登记表》，并在24小时内将信息反馈至项目部。

2.方案制定与报价：项目部根据客户需求，在48小时内制定详细的会议服务方案，包括会议流程安排、场地推荐与布置方案、餐饮住宿方案、交通安排方案、活动策划方案（如有）、人员配备方案等，并根据方案核算成本，制定报价单，经公司管理层审核后，提交给市场部。市场部将方案和报价单发送给客户，并向客户详细解释方案内容和报价明细，解答客户疑问。

3.合同签订：客户对方案和报价无异议后，市场部与客户协商合同条款，包括服务内容、服务标准、收费方式、付款时间、违约责任等，拟定合同文本，经公司法务人员审核后，与客户签订正式合同。合同签订后，市场部将合同副本及相关资料移交项目部和财务部备案。

4.项目筹备与执行：项目部根据合同要求，组建项目团队，明确各成员职责，制定项目执行计划，细化任务分工和时间节点，全面启动项目筹备工作，筹备过程中，项目部与客户保持密切沟通，及时向客户汇报筹备进展情况，根据客户意见调整和完善方案，确保项目按照客户要求顺利推进，在会议执行期间，项目部全程现场管理，协调各方资源，确保会议各项活动按照预定计划有序进行，及时处理各类突发情况，保障会议的顺利进行和安全稳定，为参会人员提供优质服务。

5.项目结算与回访：会议结束后，项目部在7个工作日内整理项目费用清单，提交财务部审核，财务部根据合同约定和实际费用支出情况，开具发票并向客户发送费用结算通知，客户完成付款后，财务部及时进行账务处理，并将收款情况反馈给项目部和市场部，市场部在会议结束后的15个工作日内对客户进行回访，收集客户对会议服务的满意度评价和意见建议，填写《客户回访记录表》，并将回访结果反馈给项目部和公司管理层，项目部根据客户反馈意见，总结项目经验教训，对项目执行过程中存在的问题提出改进措施，为今后的项目提供参考和借鉴。

四、服务质量管理

1.建立服务标准体系：制定涵盖会议策划、组织、执行、服务等各个环节的详细服务标准和操作规