秘书学概论-第三章秘书职能.ppt

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(六)信访工作含义:全称为“来信来访工作”。它是公民、法人或者其他组织以书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式,依法向党政机关、企事业单位反映情况、提出建议、意见或者申述冤屈、检举控告等,党政机关、企事业单位专设部门或专职人员予以处理的一系列活动过程。机构:专门的信访部门是秘书机构的组成部分;不设专门信访部门的组织,信访工作一般由秘书承担。秘书承担或参与信访工作,是由秘书辅助决策的职能决定的,也是由秘书机构的综合性质和枢纽地位所决定的。工作内容与程序:信访登记、告知、受理、办理、复查与复核、督办、立卷归档以及处理各种特殊信访事项等。三、秘书特别受权工作 秘书特别受权工作,指的是须经领导授意授权,并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。 这些工作与前述日常事务工作、专项业务工作最大的不同就在于其被动性和权力的赋予性。(一)公文写作(二)督查工作(三)协调工作(四)谈判工作(一)公文写作含义:公文写作是指公文的起草与修改,是秘书根据领导授意代组织立言、体现领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成定稿的整个过程。公文写作的特点:一是被动写作,遵命写作。二是对象明确,针对性强。三是集思广益,群体性强。四是决策之作,政策性强。五是急迫之作,时限性强。六是讲究格式,规范性强。(二)督查工作目的:督查工作即督促检查工作的简称。开展督查工作,是为了能够严格按照有关法律法规办事,保障有关方针、政策和规定的贯彻落实,切实实现政令畅通,令行禁止。特别是在目前各社会领域管理工作中,亟须通过加强督查工作来克服官僚主义、分散主义、本位主义、形式主义和地方保护主义等较为严重的管理弊端。督查工作的基本任务:一是上级领导机关的决策和重大工作部署下达后,对贯彻落实情况的督促和检查,以及信息反馈;二是对应办理的文件和会议决定事项进行催办和落实;三是对需要查办的问题,请有关地区和部门查清解决;四是对领导交办的其他事项进行督促办理。决策督查和专项督查决策督查。是针对领导决策的贯彻落实而开展的督促检查工作。决策督查贯穿于决策实施的整个过程,是全部督查工作的重要组成部门。专项督查。是针对领导的批示或交办的专门事项开展的督查工作。专项督查具有事项较为单一、办理时限相对较短、办理要求明确和一事一报的特点。秘书督查要坚持原则:一是实事求是。二是注重实效。三是归口管理,分级负责。四是讲求方法和策略。(三)协调工作协调工作的特点:一是权力的授予性。秘书开展协调工作往往要依赖领导授权,在协调活动中贯彻的是领导的意图。二是非职责限定性。秘书的协调工作,一般没有确定的职责范围。三是认同疏导性。秘书的协调活动,并不能主要依赖行政命令来进行,而必须始终贯穿着认同和疏导。秘书协调的类型:一是纵向关系的协调。二是横向关系的协调。(四)谈判工作含义:所谓谈判,就是具有利害关系绵双方或多方,为谋求一致而进行协商洽谈的沟通协调活动。在外交活动中,一些非正式谈判也称作会谈。谈判是广泛采用的沟通与协调手段,是人类生活中不可或缺的社会交往活动。谈判的最佳结果,应是各方达成互惠协议,即所谓双赢。这样才能真正体现沟通、协调的价值。谈判的出发点是“合作”前提下的“利己”。秘书与谈判过程的关系有两种情况:一是秘书对领导的谈判予以辅助。秘书工作的内容的服务性成分比较重。二是秘书受权谈判。秘书既是本次谈判的组织者和责任者,又是领导者授意的体现者和执行者,应具有双重角色意识。秘书受权谈判主要工作内容:一是协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。二是准备好谈判各方的有关材料。三是对谈判中意外情况的预测和准备。四是把握谈判进程。五是总结和评价谈判的经验教训,准备向领导汇报谈判过程及谈判结果的内容,并及时搞好信息反馈。四、秘书参谋工作秘书参谋是秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。(一)秘书参谋是现代领导的现实需要 (二)参谋是秘书的深层职能 (三)秘书参谋的过程秘书参谋过程,是指秘书基于参谋动机,进行参谋思考和选择参谋价值目标,提出参谋建议的一系列完整的实践活动过程。秘书参谋的原则:1.明确角色定位,不失职不越权2.明确参谋定位,谋而不断3.立足规劝层面,谏而有度谏而有度的要求:一是指秘书在规劝中不超越下级对上级的限度,不违背辅助者对领导者提供建议的规范;二是指秘书进行规劝时,应控制在不产生负面影响的限度内,即避免产生对立或对抗、避免影响领导者的威信

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