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缺乏统一的归口部门和操作流程规范内部管理制度的制定、签发及档案保管工作

问题描述:贵公司内部管理制度制定、签发及档案管理方面存在如下问题：

(1)没有明确公司内部制度、发文的级次以及签发权限。尽管公司规定仅副总及以上高级管

理层可以签发和提请公司内部文件、规章制度的制定。在实务操作中，我们发现各个部门均

不同程度制定了本部门的操作规章。比如，采购部制定了独立的采购手册。这些内部制度并

没有经过授权人员的签发，亦未在公司的文控中心、行政部或总经办备案。故这些制度是否

属于公司层面的规范，其合理性、权威性和效力均有待确定；

有《文件控制程序》，均有说明

(2)尚无专门的部门负责汇总、管理公司所有，建立文档清单（包含内容、归属部门、归档

日期及更新档案号清单）。贵公司管理文档的部门包括品质部下的文控中心，行政部以及总

经办三个部门。

在访谈过程中我们了解到，现在品质部下的文控中心有一名体系工程师开始专门负责公司内

部文档的收集及管理。但是我们在穿行测试中发现，行政部亦在进行2009年度的文件汇编

工作。由于各部门本身文件比较分散，没有一个部门/中心掌握公司完整的制度清单。比如，

公司的年度制度汇编内容亦未完整包括公司所有内部制度。

公司所有的制度均由总经办统一管理，质量体系有总经办文控中心进行管理。行政部的文件

汇编只是公司制度的一部分，是日常行为管理规范，不是公司总的制度。

(3)现行的各项内部制度和操作规范没有明确版本号和执行日期，且没有明确相关的必威体育官网网址等

级等。

风险及影响：缺少标准统一的公文和制度的管理和传达机制，可能造成员工对于管理规定信

息的重要性及必威体育官网网址性的考虑缺失，以及在执行业务操作时的执行标准不统一的风险，同时，

也容易造成内部制度出自多个部门，引起制度遵循方面混乱。

内部制度没有得到合理审批，容易造成制度失效，导致制度丧失权威性，且难以确保制度的

完整性。

整改建议:建议管理层可以通过如下方式来完善制度建设和档案管理工作：

(1)制定相关制度管理和签发审批的规定，可包括《制度管理规定》、《档案管理规定》等，

明确制度的编写、审批和签发的流程，以及统一的收发、传递、印刷、归档和销毁等规定，

也应明确公文格式内容等。

(2)建立有效的文件与资料控制程序，明确质量体系文件，作业文件（各活动规程、作业指

导书、操作流程细则）的编制/审核/标识/分发/修订程序，及外来文件的管理办法，确保文

件的有效性和适宜性。

(3)建议贵公司管理层建立统一的编码管理，从而达到内部信息资源共享。

(4)公司应严格要求相应部门对制度的制定和审核等按照已颁发的制度管理执行，并建立相

关的检查和审阅机制，对于不符合公文和制度要求的，按照统一标准进行完善，并落实相关

的责任人。

(5)对已经执行的制度和公文进行梳理并完善应有的格式内容要求，正式颁发。

4.尚未建立和完善战略管理流程

问题描述:贵公司尚未建立和完善战略管理流程，用于指导公司的战略制定、实施和分析管

理：

(1)从战略管理的流程、制度文件的建立看，贵公司尚未制定专门的制度和流程，就战略

规划过程中需要收集的信息、遵循的流程、审批路径、监控程序等作出相应的规定。在访谈

过程中我们发现，贵公司目前对于公司长远发展目标的考虑主要由董事长（兼任总经理）负

责，但是没有形成规范化的书面战略规划文件；

(2)从战略管理的实务看，公司董事会对于公司未来发展远景和使命、战略规划和实施方

案等尚未通过董事会或其他形式的会议予以充分的论证和沟通。因此，各董事以及中高管理

层对于公司长远发展目标和相关实施步骤并无清晰认识和适当的沟通途径。

风险及影响：缺乏中长期的战略管理机制，可能导致公司管理层无法合理地确定发展远景，

并据此制定适应于公司的未来发展的经营目标。同时，由于缺乏战略的监控流程，增加了因

无法识别无效战略而导致的经营效率降低，管理无效等风险。

此外，缺乏战略规划也会导致公司预算管理和绩效管理无法有效统一。

整改建议：建议贵公司可以考虑在公司内部建立和完善战略管理的流程和制度，涵盖战略的

制定、审阅、实施、监控和调整流程。战略管理需要考虑以下内容（包括但不限于）：

(1)考虑目标设定，即董事会和管理层根据公司的风险偏好设定战略目标。

(2)建立一套长期战略计划(包括IT战略计划)，并根据该计划制定短期发展的企业层面目

标、以及业务层面目标。

(3)战略计划和目标的制定经过适当的管理层审批，并下发到适当的执行层面;

(4)建立定期审阅并更新企业整体的经营战略和目标的流程，将变化情况向有关人员进行沟

通。战略计划以及经营目标、预算的变化与更新均应得到适当管理