会议管理作业指引.docx

会议管理作业指引

目的

规范会议管理，提高会议质量和效率。

适用范围

适用于公司工作会议和项目工作会议体系内的所有会议开展工作。

术语/定义

公司工作会议：多为定期召开，关注公司整体运营和管理层面各类问题的解决，包括运营发展规划、重大工作安排及其他需要上升到区域总部层面讨论的工作问题等；

项目工作会议：着眼于项目开发线条上的关键点，通过集体讨论、评审、汇报等方式，完成项目开发思路、开发方案、重大技术方案等成果确认，提升项目开发效率并控制风险。

表单模板

会议通知(模板)

会议纪要(模板)

会议名录(模板)

活动描述

会议筹划

对于较重大或较复杂的会议，会议主责部门在发出会议通知之前，应做好会议筹划工作。

在会议筹划阶段，会议主责部门应组织相关部门就拟召开的会议进行充分沟通，沟通内容包括会议目的、主题、流程、初步成果等，确保大多数参会人在会前就会议的必要性和方向性达成一致。

多次召开、成熟度较高的会议，会议筹划工作可以简略。

会议通知

会议主责部门最迟应于会议召开前48小时发出会议通知，明确会议主题、主持人、参会人、召开时间、会议室安排等内容。

会议召开前一天，会议主责部门应将会议所需的各类资料收集、准备完毕。

如果有需要参会人在会前参阅的资料，应在发出会议通知时一并发出，并在会议通知中予以明确。

未事先明确的会议议题不作为会议内容。

会议召开

会议主责部门应提前预定会议室，并于会议召开前10分钟完成各项准备工作，包括但不限于：桌椅摆放、会议签到表放置、白板放置、投影仪/激光笔等电子设备检查、上会资料等。

参会人应遵守会议纪律，包括但不限于：不得无故缺席、迟到或早退，关闭手机或将手机调成振动，不得在会场内打电话、睡觉、聊天或做与会议无关的事情；参会人如需请假，须征得会议主持人同意并指派替代人员，否则以缺勤处理。

会议主持人应积极引导会议议题、掌控会议进程，确保会议效率；各参会人应充分发挥能动性，积极参与各议题的讨论与审议。

会议主责部门负责会议记录，并应协助主持人掌握会议进程。

会议中针对相关议题应达成决议，对一次会议不能达成最终决议的（如设计阶段的各项评审会）,会议应明确后续跟进措施、责任部门/岗位、解决时间等，对多部门配合事项应达成明确承诺；此类决议性内容应在会议纪要中明确反映。

会议结束后，会议主责部门负责清理会场，对遗漏在会场的文件资料，应整理带离或组织销毁。

会议纪要

各类会议均需由会议主责部门指定专人完成会议记录及会议纪要的编制、会签和审批工作。

会议纪要编制人员应具备如下要求：掌握必要的专业知识，拥有较强的文字组织能力、领悟能力及逻辑分析能力，熟悉公司业务状况及运作流程。

会议纪要的形式和内容要求：

按公司统一格式编制会议纪要；

如实并完整记录会议中反映的问题及主要讨论过程；

如实并完整记录会议决定的事项，包括责任部门、责任人、协作单位、完成质量标准及时限等；

会议纪要行文过程中不用职务头衔。

会议纪要的签发和必威体育官网网址要求：

会议纪要应在会议结束后48小时内提交相关负责人审核；审核无误后，由会议主持人签发；

会议纪要签发后，会议主责部门应于2小时发送所有参会人、抄送相关人员；

会议纪要仅可在公司内部组织学习，不得外传；机密性会议的纪要，仅可在会议主持人指定人员范围内传阅，不得外传。

会议决议执行

各部门应按照会议纪要的要求，执行相关决议。

会议主责部门按照会议纪要决议内容进行工作督办，对会议决议的执行、落实情况进行跟进，并应及时向参会主要负责人汇报。

前后有关联性的会议，会议主责部门应将前次相关会议的决议执行情况汇总，提交会议主持人；对于应完成而未完成的工作，责任人应在会议上向主持人报告存在的问题、解决方案及时限。

会议名录

具体会议名称详见《会议名录》。