体系文件管理作业指引.docx

体系文件管理作业指引

目的

规范体系文件的编写、发放、修订及废止管理等工作，确保文件的有效性和一致性。

适用范围

适用于公司体系文件的编写、发放、修订及废止等工作。

术语/定义

体系文件：用于规范公司管理的一整套文件，通过厘清工作流程和明确职责权限，使各项工作顺利、有效地实施。

体系文件分为三类，即组织管理文件、公司级流程指引文件与部门级流程指引文件。

体系文件的审核审批环节要求说明：审核事项必须在当日内由审核人完成此环节工作内容；审批事项必须在次日内由审批人完成此环节工作内容。

表单模板

《体系文件审批表》

《体系文件格式规则》

《流程审核报告》（模板）

活动描述

组织管理文件管理

运营管理部为组织管理文件的主责管理部门，负责相关管理工作。

组织管理文件分为组织管理手册、组织责权手册。

组织管理文件的审批权限

组织管理手册的制定、修订与废止，由运营管理部报运营分管高管审核、总经理审批，审批通过后上报集团。

组织责权手册制定、修订与废止，由运营管理部报运营分管高管审核，总经理审批，审批通过后上报集团。

组织管理文件的制定和修订

组织管理手册、组织责权手册的制定和修订，均由运营管理部负责，相关部门参与配合。

运营管理部应根据公司发展规划和内外部环境变化的要求，适时组织对组织管理文件的适用性、有效性做出评价，并根据评价结果提出调整修订方案，相关部门参与配合。

制定或修订完成后，运营管理部填写《体系文件审批表》，报相关人员审批，权限参见5.1.3。

如修订了组织管理文件，相关部门应根据修改后的组织管理文件调整关联文件。

文件格式参见《体系文件格式规则》文件。

组织管理文件的废止

对于已经明确不适应公司情况的组织管理文件，运营管理部填写《体系文件审批表》发起废止程序，报相关人员审批，权限参见5.1.3。

废止的组织管理文件，纸质版由运营管理部收回并加盖“废止”章留存，定期进行销毁，电子版可作为历史资料放在OA系统“废止”文件夹中保存。

组织管理文件发放

审批完成的组织管理文件由运营管理部统一编号并发布。

组织管理文件执行检查

运营管理部负责定期对公司组织管理文件执行情况进行检查，检查范围通常为关键事项和问题事项（上次检查不合格），以及根据上期检查结果须继续跟踪检查的内容。

运营管理部根据检查结果编制报告，报运营分管高管审批，审批通过后备案至总经理。

公司级流程指引文件管理

运营管理部为公司级流程指引文件的主责管理部门，负责相关管理工作。

公司级流程指引文件不得违反组织管理文件。

公司级流程指引文件的审批权限

公司级流程指引文件的制定、修订与废止，由该文件主办部门发起申请，经运营管理部初审认可，由运营管理部填写《体系文件审批表》，经相关分管高管、运营分管高管审核，总经理审批。

公司级流程指引文件的制定和修订

运营管理部发起公司级流程指引文件编制或修订的整体计划，各文件主办部门根据实际情况组织编制或修订本专业的流程指引文件，文件中涉及的部门及分管高管参与编制或修订。

在编制或修订公司级流程指引文件之前，文件主办部门应提出编制或修订思路，与运营管理部讨论达成共识后，由文件主办部门组织相关部门进行编制或修订。

文件主办部门完成公司级流程指引文件的编制或修订后，经运营管理部初审认可，由运营管理部填写《体系文件审批表》，报相关人员审批，权限参见5.2.3。

基于以下需求可以进行公司级流程指引文件的优化修订：组织管理文件变化、降低风险、提升效率、勘误、其它。

如修订了公司级流程指引文件，相关部门应根据修改后的公司级流程指引文件调整关联文件。

文件格式参见附件《体系文件格式规则》。

公司级流程指引文件的废止

对于已经明确不适应公司情况的公司级流程指引文件，由文件主办部门申请，运营管理部初审后填写《体系文件审批表》发起废止程序，报相关人员审批，权限参见5.2.3。

废止的公司级流程指引文件，纸质版由运营管理部收回并加盖“废止”章留存，定期进行销毁，电子版可作为历史资料放在OA系统“废止”文件夹中保存。

公司级流程指引文件发放

审批完成的公司级流程指引文件由运营管理部统一编号并发布。

公司级流程指引文件的执行检查

运营管理部负责定期对公司级流程指引文件执行情况进行检查，检查范围通常为关键流程和问题流程（上次检查不合格），以及根据前期检查结果须继续跟踪检查的流程指引文件。

运营管理部根据检查结果编制报告，报运营分管高管审批，审批通过后备案至总经理。

文件主办部门根据检查结果报告，组织分析问题存在的原因，有针对性地制定整改措施，并回复至运营管理部。

运营管理部跟踪整改情况，并视情况决定是否关闭跟踪工作。

部门级流程指引文件管理

各部门为部门级流程指引文件的主责管理部门，负责相关管理工作。

部门级流程指引文件不得违反组织管理文件和公司级流程指引文件。

部