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大型会议接待方案两篇5篇

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大型会议接待方案两篇1

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同

以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

●根据会议规模，确定接待规格。

●发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的

时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、

联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请

的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外

地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这

个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人

们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是

表格的。它可以随会议通知一起发放。

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●选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考

虑。最好是达到一下标准：

第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，

松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，

挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会

开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，

而只要一个大小正好的房间。”

第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，

可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽

量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通

风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上

次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也

会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”

赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能

开得成。

●会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

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一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张

贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为

使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要

有以下几种配置方法：

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会

者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者

能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形

式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导

与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门

的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角

线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于

较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情

况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之

间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第

一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。

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●准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理

后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言

准备。

会议前的接待礼仪。

●会前检查。