文书类电子档案长期保存封装格式规范标准的改进 .pdfVIP

档苑论坛

文/丘美嫦陈开清陈道

摘要：随着近年来办公系统设施设备的不断升级换电子文件（含纸质文件/档案数字化图像、文本），以及与

代，如何更好地管理文书电子档案已迫在眉睫。文章从对此类电子文件相关的电子文件（如草稿文件、审批文件、

现行的国家文书电子档案长期保存格式标准存在的问题出及其他相关附件等）。

发，从实际业务需求方面进行多方面考虑，提出改进建DA/T48–2009以Base64编码的方式，将所有电子文件

议，并分析其改进的可行性，以供相关研究参考。的二进制0和1数字转为以字母和数字存取的一长串文字，

关键词：电子档案；长期保存；文件格式然后嵌入到存储电子文件元数据的XML文件中，将文件保

存为.eep后缀格式，以表示此文件为eep标准文件。

当前，我国在电子文书档案的保存上并未实现全面统另外，规范还引入了保存修订版本管理，以及数字签

一标准格式，各个电子档案系统厂家的归档保存格式不尽名的功能，在电子档案单套制管理场景中，电子文件产生

相同，不同系统间的电子档案并不能很好地关联及识别。的各个关键环节的修改都会保存具体的电子文件及元数

长此以往，在未来国内统一进行全面电子档案单套制管理据，以及对这些电子文件及元数据生成的数字签名，当再

的推广工作时，必然需要耗费大量的资金及人力物力对现次对电子档案进行修改时，将会产生新的修订版本内容，

有的电子档案格式进行统一转换，严重的还会造成重要历同时会将过去修订版本的内容一起嵌入保存在其中，并再

史档案数据的丢失，给国家、企业造成巨大损失。因此，次进行电子签名，这一系列的操作流程，为电子档案的

进一步优化更新现有的电子文件封装规范，以推进电子档“四性”检测提供关键的数据结构保障。

案统一归档保存，已经变得紧急而迫切。本规范对文书电子档案长期保存业务需求的演进有着

1定义重要的里程碑意义，相比于过往传统的电子档案归档存储

文书电子档案长期保存格式，是指统一生成的电子文管理方法，其好处有：

件封装包格式，与计算机软硬件无关，适用于电子文件交（1）明确定义了电子档案元数据的具体内容，规定了

换、长期保存和利用的有效文件格式。文书电子档案单套电子文件每一个元数据字段的含义及格式要求，这对各个

制管理，是指文书档案仅以电子形式长期保存，不再要求档案部门如何整理元数据提供了指导标准；

同时打印为纸质文件进行保存。（2）将元数据和电子文件整体成一个文件，避免了元

2概要介绍

数据和电子文件分开保存成多个文件而带来的网络传输、

规范是在《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46–文件存储的麻烦，也为电子档案管理带来了便利；

2009）的基础上进行改造而来，其基于XML文件格式进行（3）可以对元数据和电子文件集合进行统一数字签

电子文件封装，目的是利用标准的、与软硬件无关的XML名，可以更好地进行元数据及电子文件的统一“四性”检

描述语言将电子文件与其元数据按照规范结构封装在一个测；

文件中，以维护电子文件与其元数据的完整性，并保障（4）保存了每次修订版本的历史痕迹，可以详细追踪

两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和文书电子档案产生的全过程、发生时间、相关责任人等。