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工程项目档案的收集归档整理的基本要求

一、档案收集要求

1.全面性：收集的档案应包括项目的各个阶段和环节的相关信息，包

括项目立项、设计编制、招标投标、施工实施、竣工验收等。要求档案的

内容要全面、详实，真实反映项目的全过程。

2.可读性：收集的档案材料应易于查阅和阅读，要求用清晰标准的字

迹书写，主要文字应使用国家通用的语言文字，图纸和照片的质量要清晰，

文件和资料的印刷字迹要清晰可辨。

4.完整性：收集的档案要分门别类，做到信息齐全、数据完整，确保

项目各个环节的重要数据信息和文件资料不遗漏。

5.时效性：档案的收集要及时进行，及时整理归档，不得因拖延而造

成遗漏和损失。

二、档案归档整理要求

1.分类整理：收集的档案要进行分类整理，主要包括项目资料、设计

文件、招标投标文件、合同文件、施工文件、验收文件、竣工文件等，便

于查找和使用。

2.编号和标识：归档的档案应按照一定规范进行编号和标识，以便于

查找和辨识。可以采用维护一个档案目录，每一个文件都有独立的编号，

同时在文件上写上所属项目和文件的名称。

3.整齐划一：档案整理要注意整齐划一的排列方式，保持纸张平整、

文件书写工整、文件夹装订工整等。每个文件夹内的文件要求按照一定的

次序和规范排列，方便查找和读取。

4.密封保管：归档的档案要保证文件的完整性和安全性，尤其对于一

些重要的合同文件、资料等要采用密封的方式进行保管，以防止丢失或损

坏。

5.存档备份：档案的归档要进行存档备份，建立起完善的档案管理系

统，确保档案的安全性和持久性。可以采用电子存储或者影像数字化技术

进行备份，以提高档案的利用效率。

总之，工程项目档案的收集、归档整理是工程项目管理过程中极其重

要的环节，其基本要求主要包括收集的全面性、可读性、准确性、完整性

和时效性等方面，而归档整理的要求主要包括分类整理、编号和标识、整

齐划一、密封保管和存档备份等方面。只有按照这些要求，才能实现档案

的高效管理和有效利用，为后续的项目管理和经验总结提供有力的支持。