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建设工程竣工档案整理及归档要求

第一章概念

一、建设工程

又称建设工程项目，是经过批准按照一个总体设计进行施

工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统

一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系

的单位工程所组成。

单位工程是具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生

产能力或工程效益的工程。

二、建设工程文件

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程

准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文

件，简称为工程文件。

三、工程准备阶段文件

工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投

标等工程准备阶段形成的文件。

四、监理文件

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

五、施工文件

施工单位在施工过程中形成的文件。

六、竣工图

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工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。

七、竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

八、建设工程档案

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、

图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工

程档案。

九、建设工程电子文件

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式

存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

十、建设工程电子档案

工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案

保存的电子文件及其元数据。

十一、建设工程声像档案

记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录

音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史

记录。

十二、整理

按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排

列、编目，使之有序化的过程。

十三、案卷

由互有联系的若干文件组成的保管单位。

十四、立卷

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按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整

理成案卷，亦称组卷。

十五、归档

文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件

整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交

的过程。

对于一个建设工程而言，归档有以下几方面含义：一是建设、

勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成

的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监

理等单位将本单位在工程建设管理中形成的文件向建设单位档

案管理机构移交；三是建设单位按照现行《建设工程文件归档整

理规范》(GB/T50328——2014)要求，将汇总的该建设工程文件

档案向地方城建档案管理机构移交。

十六、城建档案管理机构

管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保

管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。

第二章各单位在工程档案编制、报送

工作中的职责

一、建设单位的职责

1.在办理建设工程施工许可手续时，与城建档案馆（室）

签订《建设工程竣工档案移交合同书（责任书）》，并同时取

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得济南市建设工程电子归档系统，用于编制建设工程电子档

案。

2.将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节

和有关人员的职责范围。

3.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协

议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案（含电子档

案和声像档案）的编制套数（一般不少于2套）、编制费用及承

担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。

4.收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归

档。

5.负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的

工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

6.收集和汇总勘察