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房产测绘文件资料的归档范围与要求

作者：张静

来源：《北京档案》2008年第05期

房地产测绘档案是指测绘部门在从事房屋、土地的测量工作中形成的具有保存价值的文

字、图纸、表格等纸质、磁质、光盘等不同载体的真实记录。它来源于房地产的测绘活动，是

测绘人员运用测绘仪器、测绘技术、测绘手段来测定房屋、土地的自然状况、权属状况、位

置、质量及数量、形成大量的原始资料，又经过内业加工产生的房地产测绘档案。随着住房制

度改革和房地产交易市场的逐渐活跃,房地产档案的利用频率日益提高,这对房地产档案管理提

出了更高的要求。

一、明确具体的归档范围

（一）纸质文件资料归档范围

、成1果资料包括房屋登记表、宗地登记表、房屋平面图（俗称大证图表）；分户资料中

包含房屋登记表、宗地登记表、房屋平面图（俗称小户图表）；测绘成果报告书等。

、外2业资料，包括控制测量（含界址点成果表、示意图、观测手簿、其他相关资料）；

现场记录草图：房屋测量外业原始记录草图；权属界线示意图等。

、内业资料，3包括房屋面积数据整合计算图（即调尺图）；面积分摊等计算表；分间图

（即房屋管理平面图）等。

、分摊4资料，包括分摊文字说明；分摊彩色示意图；设计蓝图等。

、其他5资料，如与该测绘项目有关的规划批件、人防协议、竣工核检、门牌号对应表等

文件，测绘工作中作为参考向有关单位收集或购买的资料等。

（二）电子文件资料归档范围

、成1果资料，包括房屋登记表、宗地登记表、房屋平面图（俗称大图表）；分户资料，

即房屋登记表、宗地登记表、房屋平面图（俗称小户图表）；测绘成果报告书（面积分摊综合

表归到成果报告书作为附件）等。

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、外业资料中的电子记录。2

、开发商等提供的设计图、竣工图的电子版。3

、外业资料、分摊资料、其他资料无电子版，对原有的这些纸质文件进行扫描作为具有4

纸质载体文件的补充，扫描文件不同于数字化的电子文件。

二、房产测绘文件资料归档的要求要明确

第一，要做到房地产测绘文件资料收集、齐全、完整。项目负责人将该项目测绘文件资料

收集后，按照归档内容对文件进行分类、甄别、鉴定；核查所收测绘资料是否齐全、完整、准

确，如有缺失的须及时补救，并详细填写“房地产测绘资料归档清单”。

第二，项目负责人将房地产测绘资料归档清单和归档材料一并交到档案室，档案管理人员

将文件材料与房地产测绘资料归档清单一一核对，核对无误后在房地产测绘资料归档清单上双

方签字，将房地产测绘资料归档清单复印一份（复印件）交给项目负责人。原件随所收文件一

并归档。

第三，对于房地产测绘大型协作项目，在归档时要求项目负责人把该项目全部测绘文件资

料（包括纸质、电子文件等载体形式）集中收集齐全、完整后再归档。

第四，房地产测绘纸质资料要求卷内不重份，电子文件不重样，电子文件若保存历次版本

（特殊要求的）一定在文件名上标明最后成果及各版本字样；房地产测绘资料归档时注意文件

时间标识，便于今后利用查找。

第五，要正确选择测绘文件载体材料，草图采用印制的草图纸或不大于A3的标准图幅

纸，一般文件采用A4公文纸。不要使用小于B5的纸张，原始草图可以利用铅笔，其他文件

不可利用铅笔、圆珠笔和未经档案部门认可的其他字迹材料。遇有传真的文件需立即复印保

存。

第六，对于房地产测绘过各中产生的电子文件主要采用物理归档方式，档案管理人员收到

光盘等载体的归档资料后应对其进行查毒、识读等，确保电子文件的安全可靠。电子文件保管

期限和密级的划分，参照国家纸质文件材料保管期限与密级划分的有关规定执行，原则上由电

子文件产生部门根据工作确定。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保

管期限一致，并在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

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此外，对于没完的测绘项目，如因盖房超标，工期延长等原因造成测绘件办理缓慢，积压

多年，应先填写归档清单暂时归档案室保管，档案室列专项目录代存。