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进一步完成2018年学院政府采购档案材料归档工作方案

学院各政府采购项目实施部门：

根据《武汉船舶职业技术学院实施政府采购管理办法》，结合学院预算执行和财务管理审计检查整改工作，就武汉船舶职业技术学院2018年政府采购档案材料归档工作,制定方案如下：

一、归档项目范围。2018年武汉船舶职业技术学院政府采购项目。分包、废标相关资料，需与最后中标（成交）的项目档案一同归档。

注：《省财政厅关于印发湖北省省级政府采购工作规程的通知》（鄂财采规[2015]2号）第二十五条“各部门、各单位应当妥善保存政府采购项目的采购文件，不采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收报告、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”。

二、工作要求

（一）各部门党政负责人为档案整理工作负责人，明确一名部门工作人员为具体联络人，将其姓名、联系方式信息报送招投标办张建老师（QQ747415306），该工作人员建议加入档案整理工作QQ群（群号859214394）。

（二）实施截止时间为2018年12月31日。

（三）归档的政府采购材料应经过系统整理，做到齐全完整、系统准确。招投标办制定了档案整理的指导性清单（见附件一）。

（四）为形成工作有序性，请各部门以项目为单位，整理完毕一个提交一个。

（五）档案材料应以项目为单位制作封面，封面内容样式详见附件二。在档案整理基础上建立项目档案（移交）清单，见附件三，一式两份。

三、归档地点

招投标与采购管理办公室（行政楼301室）

对口联系人：

尚芳老师（对口国资处）

张建老师（对口其他项目部门）

招投标办公室联系电话：027招投标与采购管理办公室

2018年12月13日

附件一：

武汉船舶职业技术学院2018年政府采购项目档案指导性清单

一、政府采购前期准备文件

1．项目立项申请。

2．采购文件，包括评审办法、评审细则等有关文件、资料；

3．采购公告（网站媒体打印件、原件等）；

4．供应商领取标书登记表；

5．供应商资格审查情况材料。

6．已发出采购文件的澄清、修改说明和答疑记录；

二、政府采购开标（含谈判、询价等）文件

1．接受供应商投标记录；

2．供应商提供的采购响应文件（正本）；

三、政府采购评审文件

1．供应商、评审专家签到表；

2．评审专家评审表、汇总表等评审过程记录；

3．招标（议标）会议纪要；

四、政府采购中标（成交）文件

1．中标或成交通知书；

2．采购结果公告（公示）记录（含电子网站等媒体原件等）；

五、政府采购合同文件；

1．政府采购合同。

2．政府采购合同依法补充、修改、备忘录等相关记录。

3．《政府采购合同备案表》（可由招投标办提供）

六、其他文件

1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；

3．其他需要存档的资料。

附件二（可根据项目内容调整）

政府采购档案资料

政府采购执行计划号：

招标方式：

招标项目名称：

采购情况：

采购部门

采购内容

预算金额（万元）

联系人

联系电话

中标情况：

中标单位

中标内容

中标金额（万元）

联系人

联系电话

经办人：

部门名称（加盖公章）：

日期：

附件三（可根据项目内容调整）

项目名称（执行计划号）

政府采购档案清单

序号

内?容

材料

数量

移交打√，未移交不做记号

（一）政府采购预算执行文件

1

采购立项文件

2

《政府采购预算执行计划》

（二）项目前期准备文件

3

采购文件

4

采购公告

5

供应商资格审查相关记录

6

发标登记

（三）政府采购开标文件

7

参会人员签到表

8

供应商投标文件（正本）

9

符合性检查表

（四）政府采购评审文件

10

评审过程记录

11

供应商书面澄清材料（若有）

12

评标打分表、汇总表

（五）政府采购中标文件

13

招标（议标）会议纪要

14

中标通知书

15

中标公告记录（网站截图打印）

（六）政府采购合同文件

16

政府采购合同（正本）

17

《政府采购合同备案表》

（七）其他文件

18

质疑材料、处理记录及答复

19

其他需要存档的材料

项目实施部门_____________移交人签字_________________2018年12月____日

招投标办接收人签字_________________2018年12月____日

说明：本表一式两份，项目部门和招投标办办理人员各执一份。

附件：项目实施单位(一)

编号

项目名称

采购承办

移交情况

备注

201803

船舶生产设计机房设备更新

国资处

201804

技能高考成绩评分系统购