工程资料及档案管理制度 .pdfVIP

工程资料及档案管理制度

第一章总则

第一条为进一步规范中国水电成都地铁四号线二期工程土

建二标项目经理部档案文件的收集、整理、立卷、归档工作，

统一工程档案文件的编制标准，确保档案文件完整、准确、规

范、及时移交归档，根据XXX颁发的《建设工程文件归档整

理规范》（GB/T-2001）、XXX印发的《四川省建设工程文件

归档技术管理规定》（XXX［2006］158号）、XXX印发的

《四川省重大建设项目档案管理制度》（川档发〔2008〕45

号）、XXX印发的《成都轨道交通有限公司建设分公司竣工

文件编制移交管理暂行制度》，结合中国水电成都地铁四号线

二期工程实际，特制定本制度。

第二条竣工文件系指在建设项目建设过程中形成的、如实

反映施工过程和工程实体状况的，具有保存利用价值的各种文

件材料、图纸、照片、录音、录像、光盘等。

第三条项目经理部工程办理部归口办理轨道项目档案文件

编制移交工作。

第四条本制度适用于中国水电成都地铁4号线二期工程土

建2标项目经理部。

第二章文件管理制度

第五条文件的分类：文件分受控文件和非分受控文件两类。

1、受控文件：

word文档可自由复制编辑

（1）管理体系文件：管理手册（除因投标送给顾客以及

其它用途的管理手册）、程序文件、作业文件（包括管理制度、

管理制度、管理规定等）；

（2）合同文件：施工合同、分包文件、供货合同等；

（3）技术文件：施工组织设计、项目质量计划、职业健

康安全办理方案、环境办理方案、专项技术步伐等；

（4）外来文件：包括相关的法律、法规、规程、规范、

标准、设计文件、设计变更、招标文书、顾客提供的图纸、图

样等）。

（5）其他文件：包括公司其他与一体化管理体系有关的

管理文件及上级下发的文件；

2、除以上受控文件外，其他为非受控文件。

第六条文件的标识

1、各部分负责编制各自利用的“受控文件清单”，并由部

分负责人审核，文件和资料办理员负责掌握。

2、受控文件一般加盖“受控”印章；规程、规范、图纸、

技术资料可采用其它的适当方式进行标识。

3、各部分担理性文件编号以文件号作为状态标识。

第七条文件的编制和审批：项目经理部各部门管理性文件

由各部门组织编制，并组织有关部门和人员进行会审和会签，

分管领导审批，项目经理批准，项目经理部综合办公室负责发

放。

第八条文件的发放

1、受控文件由文件资料办理员统一编制分发号，并填写

“受控文件发放(领用)审批登记表”，经部分负责人或分担领导

审核批准后，按发放（领用）范围发放。

2、文件领用人在“受控文件发放（领用）审批登记表”上

签收，word文档可自由复制编辑

说明日期，每份文件都有分发号，以便于追溯。

3、当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其

他人的文件复印，应填写“受控文件发放（领用）审批登记表”，

经部门负责人或分管领导批准后，到文件管理部门办理领用手

续。文件复印件由文件资料管理员加盖“受控”印章，否则复印

件无效。复印件在原件编号的后面加注-1或-2，…作为受控号，

以便发放登记。

4、受控文件利用人应保护好文件，不得丧失或损坏。如

一旦发生丧失或损坏，应办理申请领用手续，并在领用申请中

作出申明。

第九条文件的换版与作废

1、文件颠末多次变动或需要进行大幅度点窜时应进行换

版。发放新版本时，由综合办公室负责作废文件的处置惩罚。

2、失效或作废的文件，由文件资料管理员填写“文件销毁

申请单”，经综合办公室负责人审批后统一销毁。需作资料保

留的作废文件，申请人应填写“文件保留申请单”，经综合办公

室负责人审批后方可留用。保留的作废文件，应加盖“保留”、

“作废”标识。防止作废文件的非预期使用。

第十条文件的归档、借阅

1、受控文件经审核批准后，由文件资料管理员填写“文件

归档登记表”，并列入“受控文件清单”中。存入磁盘的文件也

由文件资料管理员进