基本建设项目档案整理方法 .pdfVIP

一、基本建设工程档案的概念

基本建设工程档案是指从建设工程(工程)的提出、调研、

可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准

备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字

材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件

材料。

二、基本建设工程文件的整理

㈠、基本建设工程文件(以下简称基建档案)的归档范围和

保管期限表（详见附表）

整理基建档案注意的事项：

1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、

图纸及其他载体作为归档范围的主体：

2、划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要

将科技资料列入基本建设文件材料范围内归档；

3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位

归档用复印件。

㈡、归档时间：

1、各施工单位应在工程建设完成三个月内将工程文件向

建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；

2、大、中型工程建设，按阶段归档。

㈢、归档要求

1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动

的真实情况；

2、归档文件材料必须齐全、完整；

3、归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸

要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书

写，总之书写材料应符合耐久性要求。

㈣、整理的原则及分类要求：

1、基建档案整理的基本原则：遵循工程文件的自然形成

规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科

学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

2、基建档案材料的分类要求：

⑴类目明确、层次清楚、简明：

类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个

层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。比如：城市基建工程

档案，可先按不同性质的建筑工程，如市政公用工程、民用建

筑工程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类；然后再在每

种建筑工程类下，直接以工程工程(或单项工程)划分为属类。

如果工程工程较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区

划或建筑用途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学

校、机关办公楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程工程

(或单项工程)划分为小类。类和属类一般不益划得过多。类和

属类的层次划得过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自

然形成规律，割裂文件材料固有的内在联系，不便于保管和利

用。

⑵分类标准一致

分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划

分的依据是相同的。只有分类标准一致，基建档案划分的类或

属类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进行，也方

便保管和利用。比如基建档案，可以按工程工程分类，也可以

按专业来分类。如果按工程工程分类，就应当全部按工程工程

分类，这就是分类标准一致。如果一部分按工程工程分类，另

一部分按专业分类，这就是分类标准不一致。又如矿产的地质

勘探档案，可以按地区（省、市、自治区）分类，也可以按矿

种(金、银、铜、铁、煤等)分类，这叫做分类标准一致。如果

一部分按地区分类，另一部分又按矿种分类，这就叫做分类标

准不一致。在划分类和属类时，在同一层里同时使用两个分类

标准，势必使档案的整理发生混乱，不便于进行编目、保存和

利用。

⑶类与类之间不交叉、不重叠。

类与类之间的归档材料，不能互相交叉。如城市基建工程

档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建

筑工程类；又如类与类之间的材料不能重复。

3、制定分类方案或分类大纲

分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫

做分类指南。是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和

属类的系列，概括各个类和属类所包括的基建档案的归档范

围、保管期限、分类方法的类目表。基建档案通常运用的分类

方法有：

⑴按工程工程分类

按工程工程分类，就是按照基本建设工程工程(一个建设

群或一个单项工程)，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁

等独立工程工程的全部档案为单位划分类别，其特点是：同一

个工程工程其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起，

反映一个工程工程的全貌，便于按工程工程查找和利用档案，

不属于同一个工程工程的档案要严格区分开。

⑵按专业性质分类

按专业性质