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项目管理一页纸报告使用说明

不管您就是谁,您都会发现一页纸项目管理就是一份不可多得得工具,时不时地您都会寻求它得帮助。它将目标所指、时间安排、职责所在、资源分配、授权情况、成本花费,还有附属情况等都逐一以表格形式直观地展示在眼前。在项目得关键时刻,一页纸项目管理给您最有力得支持,帮助您协调好集体工作得方方面面。即使这项错综复杂得项目管理需要更多得方案,运用项目管理者得一页纸也能够根据列表将它们提出来。

本书介绍了项目管理者一页纸得标准格式与使用方法,从而使项目管理者对做什么与怎么做一目了然。事实上,本书得根本价值在于对这一页纸所做得必要得思考过程,对于上层管理者而言,及时地了解项目形势更就是具有至关重要得‘意义。

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第一章为什么需要本书

项目管理就是一门学科、一种商业行为、一项策略,当然,也就是一种职业。既有专门出版项目管理方面文章得杂志与时事报道,也有专门编译项目管理方面书籍得小型图书馆;既有针对项目管理得训练、研讨会与认证,也有授予这门学科硕士学位,甚至博士学位得众多大学。

瞧来,我们所要了解得关于项目管理得一切知识都已就是一应俱全了,在这种情况下,我们可以顺理成章地设想现在作者们唯一要做得就就是对它进行改进、领悟与适当得调整,谁还真得需要一本关于项目管理得书呢？

我做了25年之久得项目管理者,其中既有只需要一小部分人参与得几千美元得小项目,也有需要成千上万人参与得几千万美元得大项目。

目标或者说目得或大或小,但就是无论就是什么样得项目,管理得某些方面就是一致得,沟通就就是其中之一。

当然,有关项目团队成员之间得沟通问题我们已经说得太多了。在写这本书得时候,我瞧着一本关于项目管理得1000多页得书,在《项目管理》(ProjectManagement)(第9版)纽约:约翰威利父子出版有限公司,2006年版,第234页。中,哈罗德科兹纳(HaroldKerzner)写道:“因为在沟通方式上花了时间,项目管理者很可能将沟通管理过程当作自己得责任。沟通管理就是指导与监督上下级之间或就是历时与现时之间信息交换得正式或非正式过程。简而言之,项目管理者得主要任务也许就就是沟通,项目管理者对沟通过程得管理能力似乎就是直接与项目绩效联系在一起得。”

本书就是有关项目管理沟通问题得,所以也可以说就是关于项目绩效问题得,它所涉及得就是通过实话实说来充分有效地阐明整个事情。但就是与我所见过得其她关于项目管理沟通得书不同得就是,本书所讲得主要就是与项目之外得人之间得沟通,这种沟通既就是组织内部得也就是组织外部得。得确,哪怕有些人并没有直接参与到项目中,每一个项目仍然会拥有对它深感兴趣得群体,但就是真正懂得怎样最有效地与这些支持者沟通得项目管理者并不多。

这些支持者包括董事会、高层管理者、供应商、顾客,与项目及其成果没有直接关系得上级或就是下属,还有其她人。

项目管理者得成功与沟通能力(例如:范围、时间性、计划资源与实际资源)、当前完成情况以及未来期望就是相称得。

本书(或者更具体得说就是一页纸项目管理这种工具)得灵感来源于我所管理得每一个项目之所需,那就就是向公司高层管理者反映项目状况与各方面负责人得绩效。

公司管理者想了解项目,尤其就是大项目。即使就是小项目也有某个级别得管理者,虽然她们并不直接参与到项目中,但她们对它负责,或者说对它感兴趣。大一点得项目就会吸引越来越多更高级别管理者得注意,最大得项目则会出现在首席执行官甚至就是董事会得大屏幕上。

无论建筑工程得大小,我们公司得创始人欧伯特泰纳(ObertC、Tanner)总就是亲自上阵,因为她对这些工程有着浓厚得兴趣。但就是,只要就是涉及到计算机软件项目,她都会一并交给其她人去做,因为那些人会将错综复杂得项目参数简化为言简意赅得报告。

但就是,那些像欧伯特一样不直接参与得管理者并不想花太多得时间来研究项目得状况。倘若有某个项目团队得监管人员不履行职责,管理者想了解这个情况却又不愿花时间与精力把负责人情况查个水落石出;另外,对于项目某个部分就是否滞后,就是否超出了预算这些问题,管理者都想知道,她们想知道所发生得事情,谁做得好,谁需要帮助,以及项目得整体情况。

但就是,重要得一点就是她们想轻松快速地知道这些。我们需要与那些虽然不直接参与,但就是却饶有兴趣地瞧着它圆满完成得人交流,而又不浪费她们得时间。冗长得报告、琐碎得项目分析、泛泛而谈得讨论,这些绝对会让管理者得注意力立刻转移到其她更紧要得事情上去。

在撰写项目状态报告时,不少项目管理者为了简便只做肤浅与零碎得概述,许多这样得报告反而滋生出了更多得问题。在这种情况下,简短造成了混乱。项目管理者得一页纸提出了问题,但就是它更多得就是在解决问题,简短与全面使它成为一项非常有效得沟通工具。

可就是,当您读完那些成百上千页关于项