《会计电算化》课件 第三章 会计软件的应用.ppt

第九节报表管理模块的应用一、报表数据来源在报表数据中，大多数数据都可通过设置取数公式来实现自动取数。由于软件之间在开发环境、数据结构、数据传递关系等方面差异较大，每一软件都依照系统开发员认为是最为方便的形式来设计其取数公式的编写规则，不同软件用于编写取数函数的基本规则也就千差万别。（一）手工录入报表中有些数据需要手工输入，例如资产负债表中“一年内到期的非流动资产”和“一年内到期的非流动负债”需要直接输入数据。（二）来源于报表管理模块其他报表会计报表中，某些数据可能取自某会计期间同一会计报表的数据，也可能取自某会计期间其他会计报表的数据。（三）来源于系统内其他模块会计报表数据也可以来源于系统内的其他模块，包括账务处理模块、固定资产管理模块等。第九节报表管理模块的应用二、报表管理模块应用基本流程（一）格式设置报表格式设置的具体内容一般包括：定义报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义单元属性、定义组合单元、设置关键字等。1.定义报表尺寸定义报表尺寸是指设置报表的行数和列数。可事先根据要定义的报表大小，计算该表所需的行列，然后再进行设置。2.定义行高和列宽设置行高、列宽应以能够放下本表中最高数字和最宽数据为原则，否则在生成报表时，会产生数据溢出的错误。3.画表格线为了满足查询打印的需要，在报表尺寸设置完毕、报表输出前，还需要在适当的位置上画表格线。4.定义单元属性定义单元属性包括设置单元类型及数据格式、数据类型、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边框样式等内容。5.定义组合单元把几个单元作为一个单元来使用即为组合单元。所有针对单元的操作对组合单元同样有效。二、报表管理模块应用基本流程（二）公式设置在报表中，由于各报表的数据间存在着密切的逻辑关系，所以报表中各数据的采集、运算需要使用不同的公式。报表中，主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。1.计算公式计算公式是指对报表数据单元进行赋值的公式，是必须定义的公式。计算公式的作用是从账簿、凭证、本表或他表等处调用、运算所需要的数据，并填入相关的单元格中。依据数据来源不同，可以将计算公式分为表内取数公式、账表取数公式、本表它页取数公式和它表取数公式四大类。（1）表内取数公式。表内取数公式的数据来源是本页，表内取数公式主要由数据单元和统计函数组成，统计函数的基本表达式是“函数名（区域）”。（2）账务取数公式。账务取数公式的数据来源是账套，通过账务取数公式，可以有效的实现总账系统和报表系统的对接。（3）本表其他表页数公式。其他表页取数公式的数据来源是其他表，因此也称为报表之间的取数公式。（4）表间取数公式。在生成资产负债表和利润表等主要报表后，还需在补充资料中计算一些财务指标：如资产负债表、总资产报酬率、流动比率等此时可使用表间取数公式。（二）公式设置2.审核公式审核公式用于审核报表内或报表间的数据勾稽关系是否正确。审核公式不是必须定义的。审核公式由关系公式和提示信息组成。审核公式把报表中某一单元或某一区域与另外某一单元或某一区域或其他字符之间用逻辑运算符连接起来。3.舍位平衡公式舍位平衡公式用于报表数据进行进位或小数取整后调整数据，如将以“元”为单位的报表数据变成以“万元”为单位的报表数据，表中的平衡关系仍然成立。舍位平衡公式不是必须定义的。二、报表管理模块应用基本流程（三）数据生成报表公式定义完成后，或者在报表公式未定义完需要查看报表数据时，将报表切换到显示数据的状态，就生成了报表的数据。（四）报表文件的保存对于新建的报表文件，用户需要对其进行保存。二、报表管理模块应用基本流程（五）报表文件的输出会计报表输出是报表管理系统的重要功能之一。会计报表按输出方式的不同，通常分为：屏幕查询输出、图形输出、磁盘输出、打印输出和网络传送等五种类型。1.屏幕查询输出报表屏幕查询输出简称为查询输出，又称屏幕输出、屏幕显示、显示输出，是最为常见的一种输出方式。2.图形输出根据报表的数据生成图形时，系统会显示与会计报表数据有关的图形，便于分析会计报表。3.磁盘输出一般指将报表以文件的形式输出到磁盘，以便上报下传。4.打印输出打印输出是指将编制出来的报表以纸介质的形式表现出来。不同的会计报表，打印输出的要求不同。其中，库存现金日记账、银行存款日记账需要每日打印，资产负债表、利润表等月报要求每月打印。5.网络传送网络传送方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。第九节报表管理模块的应用三、利用报表模板生成报表报表管理模块通常提供按行业设置的报表模板，为每个行业提供若干张标准的会计报表模板，以便用户直