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第5章邮件合并功能

1知识梳理2典型案例3本章小结

5.1知识梳理什么是邮件合并邮件合并的基本过程：创建主文档；选择数据源；插入域、设置邮件合并规则；合并生成结果邮件合并的方法：通过邮件合并向导创建；直接单击“邮件”选项卡按钮命令完成难点：设置邮件合并规则

什么是邮件合并015.1知识梳理（1）Word的邮件合并可以将一个主文档与一个数据源结合起来，生成一系列输出文档；（2）可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以批量制作标签、工资条、名片、成绩单等。

创建主文档主文档是经过特殊标记的Word文档，这些文档内容在所有输入文档中都是相同的，比如信件的信头、主体及落款等。邮件合并的基本过程025.1知识梳理

选择数据源数据源是含有标题行的数据记录表，其中包含用户希望合并到输出文档的数据。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的相关表格。邮件合并的基本过程025.1知识梳理

插入域（1）什么时候设置在邮件合并时有一部分内容是会发生变化的，比如收件人的姓名、称谓和地址等，而这部分内容又是直接在数据源中存在的；（2）如何设置在“邮件”选项卡“编写和插入域”组,单击“插入合并域”按钮选择。邮件合并的基本过程025.1知识梳理

设置邮件合并规则（1）什么时候设置在邮件合并时会发生变化的那部分内容，不能直接在数据源中找到，但可以通过数据源设置一些条件来生成；（2）如何设置在“邮件”选项卡的“编写和插入域”组，单击“规则”按钮，在打开的规则下拉列表中，进行规则设置。邮件合并的基本过程025.1知识梳理

合并生成结果将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中，邮件合并的最终文档是一份可以独立存储或输出的Word文档。邮件合并的基本过程025.1知识梳理

通过邮件合并向导创建在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”选项组中，单击“开始邮件合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导”命令，打开“邮件合并”任务窗格，根据向导提示，通过6个操作步骤，完成邮件合并。第1步：选择文档类型；第2步：选择主文档；第3步：选择数据源文件；第4步：撰写信函；第5步：预览信函；第6步：完成合并。邮件合并的方法035.1知识梳理

直接单击“邮件”选项卡按钮命令完成“邮件”选项卡中的多个按钮与邮件合并向导中的步骤对应。“开始邮件合并”按钮：对应邮件合并向导的第1步“选择收件人”按钮：对应邮件合并向导的第2步“编辑收件人列表”按钮：对应邮件合并向导的第3步“编辑和插入域”组：对应邮件合并向导的第4步“预览结果”组：对应邮件合并向导的第5步“完成并合并”按钮：对应邮件合并向导的第6步邮件合并的方法035.1知识梳理

5.2典型案例0102打开Word，结合通讯录数据表，通过邮件合并向导创建中文信封。通过本案例掌握生成批量中文信封的操作。利用邮件合并向导制作中文信封制作邀请函打开“邀请函主文档.docx”文件，使用“客户信息表.xlsx”里的数据，制作公司五周年庆邀请函。通过本案例掌握邮件合并的操作，重点是使用单击“邮件”选项卡按钮命令完成邮件合并全过程。

本章小结1.邮件合并向导操作法；直接使用“邮件”选项卡中的按钮命令法。2.实际操作技巧补充（1）概念说明：通常主文档用来编辑排版“样本”；数据源负责向主文档提供发给哪些不同人的相关信息；最终文档（即编辑单个文档）就是可以打印给不同人的“成品”；（2）默认情况下，最终文档中不会存在主文档中的页面背景，如果需要可另行增加；

本章小结2.实际操作技巧补充（3）打开已做过邮件合并且保存关闭过的主文档，将会出现对话框询问是否加载数据源的数据，此时单击“是”则表示加载，打开的主文档中“邮件”选项卡的状态与关闭前的状态相同，即可以继续做邮件合并操作；如果单击“否”，则打开的主文档中“邮件”选项卡的状态与没做邮件合并时的状态相同，即邮件合并需要重新开始操作。