会议管理制度.docxVIP

会议管理制度

第一章总则

第一条为规范照护养老服务有限公司（以下简称“公司”）的会议组织和相关管理工作，提高会议效率，做好会议议定事项的落实，结合公司实际，特制定本制度。

第二章适用范围

第二条适用范围

本办法适用于公司的会务管理。

第三章职责分工

第三条归口管理

（一）股东会、执委会、公司年度/季度/月度/周度工作例会、论坛等由综合管理部运营岗归口管理。

（二）绩效考评会、新人入职培训会、专业技能培训会、管理能力培训会等由综合管理部人力资源岗归口管理；涉及各部门专业的培训会，由人力资源统筹，各部门自行准备培训资料并执行培训。

（三）专项汇报会议，由会议组织部门归口管理。

（四）部门专题会议、部门例会、部门临时性会议由会议组织部门归口管理。

第四条职责分工

（一）会议归口管理部门全面负责会议的筹备、计划、报批、

组织和综合协调工作，具体包括：收集提出会议议题、指定参会人员范围、制定会议方案、指定主持人、下发会议通知、准备会议材料、总结下发会议文件和会议纪要、收集和移交会议资料等；

（二）综合管理部行政岗负责协同营销招商部设计席卡、投影背景，由工程管理部弱电工程师负责调试多媒体设备；若参会范围涉及职级，则综合管理部人力资源岗负责提供参会人员详细名单；

（三）综合管理部行政岗承办会议，落实具体会务工作，包括：选定会议场所、采购所需物资、会前布置（包括场外易拉宝，场内席卡、水果、点心、茶水等）、会中服务、嘉宾接待、车辆安排等。

第四章会议实施

第一节会议计划和统筹

第五条会议类型

（一）决策会议：股东会、执委会；

（二）经营会议：年度/季度/月度/周度例会；

（三）专项会议：业务专项汇报会议、管理专项汇报会议、各类共创研讨会议、业务及管理培训会议、新员工培训会议、党组织会议等。

第六条会议实施原则

（一）精简

要精简会议召开频次、参会范围。能不开的会议坚决不

开，可以合并开的合并召开，减少会议召开频次。各类会议

尽量压缩规模，减少参会人员。

（二）务实

要秉承务实原则，注重会议实际效果。会议要切实解决工作中存在的问题，做到主题鲜明、重点突出，对于会议召开的必要性要严格审核把关，所有走过场、无主题、无目的的会议要坚决予以取消。

（三）高效

要提高会议效率，尽量压缩会议时长。所有会议要准备充分、安排有序，合理设置议程，围绕主题展开；发言人员的汇报需避免探讨细枝末节，做到逻辑清楚、要点得当。

（四）节约

要管控会议经费支出，反对铺张浪费。对于内部会议，提倡参会人员自行携带水杯；春夏时节一般不安排热茶水；提倡无纸化办会，尽量采用幻灯片进行讲解演示。对于外部会议，有特殊原因请假、不参加会议的，需及时通知会务组进行备案调整。

第七条会议计划和统筹

（一）由综合管理部运营岗归口管理的会议，需提前向运营岗预约，预约会议的内容包括会议主题、申请部门、事项描述、紧急程度、拟参会人员、预计时长等，同时将会议材料（电子版）作为附件发送至运营岗。综合管理部根据预约内容协调时间后，传达告知会议安排。

（二）对于3个及以上部门参加的跨部门会议，由会议归口

管理部门与其他部门协商确认会议议程。必要时综合管理部按照“精简、务实、高效、节约”的会议原则做会议支持。

（三）已形成惯例的工作例会，不用预约，需董事长出席的，与综合管理部运营岗确定会议时间即可，参会人员为汇报议题涉及的相关领导及员工。

（四）凡列入计划的会议如需改期或遇特殊情况临时调整的会议，由综合管理部统筹确定调整后的会议时间。

第二节会议通知

第八条会议通知

（一）通知形式与内容

1.年度及月度会议、涉及全员参加的会议，以邮件形式通知，通知格式详见附件1。

2.其他会议通知交由综合管理部运营岗在企业微信群统一下发。会议通知应包括会议主题、时间、时长、地点、议程、参会人员范围、记录人、注意事项（如有）。

第三节会议准备、布置

第九条会议准备

（一）会议议题

执委会议题由各部门申请，分管领导审核，董事长决定是否上会；其他会议议题由各部门提出，分管领导审核并决定是否上会。

（二）会议材料

会议归口管理部门应认真准备会议材料，分管领导负责审核。

材料应当准确、完整，并可根据情况事前会同相关部门就议题进行论证协调，充分交换意见，力求达成一致。

第十条会场布置

（一）茶水准备

股东会会议、接待会议需准备茶水，茶水一般在会议开始前30分钟准备，准备好茶品（瓷杯、茶叶、托盘），提前泡好准备（红茶需过滤）。会议开始前5分钟内，将茶水添加至七分满（水杯的7/10）。项目公司内部会议自带水杯。

（二）席卡印制

股东会会议，接待会议，公司年度、季度、月度会议等大型会议需摆放席卡，会议归口管理部门负责提供座次安排表，行政印制席卡，并按照座次安排表正确摆放席卡。

（三）夏日空调温度设置为26-27摄氏度，冬日为22-24摄