企业档案知识的特点及管理目标.docx

企业档案学问的特点与管理目标

要开展大中型企业档案学问管理，就必需搞清晰企业档案学问资源的内容、形式、特点、才能找到档案学问管理方式和过程。从现在来看，档案又有过去积累下来的和今后将产生的，明显在管理时其需求是不同的。本文从过去和将来档案学问的特点，利用学问管理的思想和方法，探讨档案学问管理应走的道路。

、过去企业档案的类型与特点

过

去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、学问型三种，且各自有确定特点，也有确定关系，这是我们在考虑档案学问资源管理必需仔细对待的。

数据型档案

所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证档案、物品材料变动记录档案。

这类档案，有以下特点：

()过去的都是纸质凭证；

()各凭证即使按类别分开，各数据项也很难规范统计；

()这种档案的量很大，基本上是做为“历史”记载。在考虑管理时，这类型档案转化成信息和学问的难度很大，所以仍旧要独立管理，即依据“历史”记载的思想进行管理。

信息型档案

所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议纪要档案、重要事务记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量陈述文件档案等。

这类档案，有以下特点：

()过去的都是纸质文档；

()有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型；

()档案量也是很大的，有些可以作学问资源上升其管理，如会议纪要、重要事务记录等，有些则只能做为“历史”存档。

学问型档案

所谓学问型档案就是对事(物)与其运行规律相识(或下结论)的文档资料。

如：科研报告、工艺文件、企业规划安排报告、部门工作总结等。

这类档案，有以下特点：

()过去的大多是纸质文件；

()有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型；

()档案量也很大，但都是学问资源管理的主要内容。

各类型档案对管理的要求

从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档：

()“历史”数据型文档

在管理时，依据信息分类存贮、查询运用的方式进行管理

()电子文字信息型文档

在管理时，也依据信息分类、存贮与查询方式进行管理

()数字图片信息型文档

在管理时，可以依据学问资源管理方式进行管理

()学问型文档

在管理时，干脆依据学问资源管理方式进行管理

、今后企业档案的类型与管理特点

由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型和管理较之以前的档案有很大改变

档案来源多样化

()按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外部主动发给的文档等；

()从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化

()从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视频

档案依旧有数据型、信息型、学问型

在今后，数据型主要产生于生产物流系统和财务系统，信息型主要产生于情报系统、办公系统。学问型的产生面就最广。

今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有规范的，所以在管理时可以遵循：

()数据型依据统计数学模型转化成信息型、学问型文档进行管理

一般来讲，统计的数学模型必需依据管理者或需求者规定的目标进行设计，对数据定期或不定期进行统计，形成信息型文档。

再对积累的信息型文档按专家托付分析手段进行汇总推断形成学问型文档。

()信息型档案依据需求可干脆应用，也可以转化成学问型文档进行管理

有些信息档案(如客户信息)就可以干脆按文档看成是学问，进而按学问资源进行管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家托付分析方法进行分析、推断形成学问型文档，再按学问资源进行管理。

档案处理的特性化、专家化

由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，则这些专业人员本身就是特别好的档案收集者，只是收集整理时，还可能没有比较标准的规范化模板，因此，档案管理者的任务之一是对档案来源进行规范化，即供应应来源者以填写的标准模板。

专业人员按模板提交以后，可以送达档案管理者，也可以干脆送达档案管理者托付的审查专家进行审查。这样的处理解决了档案处理专业化的问题。

档案应用的与时化

将来档案管理的关键就在与时应用，尽快产生效益。做到这一点，也并不难，首先就须按上节叙述管理方式，由专业人员和专家托付方式快速整理，再依据档案学问多面性

[][]分类，确定相关工作环节或相关工作岗位的需求程度，实行推送方式、订阅方式等，将学问与时地送到须要它的人手中。

、企业档案学问资源管理的目标

经过前面的阐述和分析，我们已基本说明白档案学问的特点和在学问经济时代管理的要求。但详细该如何推动与实施档案学问资源管理，还须要有更明确的目标定位。

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、档案管理必需上升到学问资源管理

作为方