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现金采购管理制度

一、总则

1.1为加强现金采购管理，规范采购行为，提高资金使用效率，制定本制度。

1.2本制度适用于公司各部门及下属单位的现金采购活动。

1.3现金采购应遵循公开、公平、公正、效益原则，确保采购物品质量优良、

价格合理。

二、现金采购范围

2.1现金采购适用于以下情况：

（1）单次采购金额在规定限额以下；

（2）紧急采购需求，无法通过其他支付方式完成采购；

（3）其他特殊情况，经公司领导批准。

2.2现金采购限额由财务部门根据公司实际情况制定，并报公司领导审批。

三、采购审批流程

3.1采购部门根据实际需求，填写现金采购申请表，列明采购物品名称、规

格、数量、预算金额等信息；

3.2采购部门负责人审批现金采购申请表，同意后提交财务部门；

3.3财务部门对现金采购申请进行审核，确认采购预算及资金安排，审批通过

后报公司领导审批；

3.4公司领导审批通过后，财务部门办理现金支付手续。

四、采购实施与验收

4.1采购部门按照审批通过的现金采购申请，与供应商进行谈判，确保采购物

品质量优良、价格合理；

4.2采购部门与供应商签订合同，明确双方权利义务；

4.3采购部门按照合同约定，组织验收工作，确保采购物品符合要求；

4.4验收合格后，采购部门将验收单据提交财务部门，办理报销手续。

五、采购记录与档案管理

5.1采购部门应详细记录现金采购过程，包括采购申请、审批、合同签订、验

收等环节的相关资料；

5.2财务部门应建立现金采购档案，妥善保管相关资料，以备查阅。

六、监督检查与责任追究

6.1公司审计部门定期对现金采购活动进行审计，发现问题及时整改；

6.2对违反本制度的部门和个人，视情节轻重，给予相应的处罚；构成犯罪

的，移交司法机关处理。

七、附则

7.1本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为

准；

7.2本制度的解释权归公司财务部门。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补

充。

八、采购人员职责

8.1采购人员应具备良好的职业道德，严格遵守国家法律法规及公司相关规

定；

8.2采购人员负责现金采购的申请、谈判、合同签订、验收等工作；

8.3采购人员应主动了解市场行情，掌握供应商信息，确保采购物品质量优

良、价格合理；

8.4采购人员应保守公司商业秘密，不得泄露与采购活动相关的信息。

九、现金采购限额及报销流程

9.1现金采购限额根据公司实际情况定期调整，由财务部门公布；

9.2采购人员在进行现金采购时，应严格按照限额标准执行；

9.3采购完成后，采购人员需在规定时间内提交报销申请，附上相关单据及证

明材料；

9.4财务部门对报销申请进行审核，确认无误后办理报销手续。

十、供应商管理

10.1采购部门应建立供应商名录，对供应商进行评价和筛选；

10.2供应商应具备合法经营资格，信誉良好，具有稳定的供货能力；

10.3采购部门应与供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务；

10.4采购部门应定期对供应商进行评估，对不合格的供应商及时调整。

十一、采购物品质量控制

11.1采购部门应制定采购物品质量控制措施，确保采购物品符合国家标准和公

司要求；

11.2采购部门在验收环节应加强对采购物品的质量检查，发现问题及时处理；

11.3对于重要或高风险的采购物品，可邀请第三方专业机构进行质量检测；

11.4采购部门应建立质量反馈机制，对供应商的质量问题进行跟踪和整改。

十二、培训与提升

12.1公司应定期组织采购人员参加业务培训，提高采购技能和业务素质；

12.2采购部门应开展内部交流与分享，总结采购经验，不断提升采购效率；

12.3鼓励采购人员参加相关职业资格考试，提升个人专业素养。

十三、信息管理

13.1采购部门应建立健全现金采购信息管理系统，提高采购透明度和信息化水

平；

13.2采购信息管理系统应包括采购申请、审批、合同、验收等模块，实现全流

程监控；

13.3采购部门应定期对采购信息进行统计分析，为决策提供数据支持；

13.4财务部门应与采购部门共享采购信息，确保数据的一致性和准确性。

十四、风险管理

14.1采购部门应识别现金采购过程中的潜在风险，制定相应的风险控制措施；

14.2对于市场价格波动、供应链中断等外部风险，采购部门应及时调整采购策

略；

14.3对于内部风险，如采购人员道德风险、操作失误等，应加强内部控制和监

督；

14.4建立风险应对机制，确保在风险发生时能够迅速采取措施，