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发文处理实训案例

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中国维行保险股份是一家全国性、综

合性保险公司，经营范围包括各类财产保

险、人身保险、国际再保险以及证券、信托

业务等。公司总部设在广州，主要股东包括：

广州市投资管理公司，招商局佛山工业区、

中国远洋运输〔集团〕公司、摩根亚洲投资、

广盛有限合伙集团公司等。

中国维行保险股份是中国改革开放的

产物，作为一家国有股份制保险企业，公司

率先在两核系统通过ISO9001质量体系认

证。公司成立以来，始终秉承“客户至止，

效劳至上〞的经营理念，以繁荣经济和保障

人民生活为己任，积极为社会提供高品质的

保险效劳，赢得了社会各界和广阔客户的信

赖和支持，各项业务开展迅速。截止到1999

年底，公司资产总额已达人民币400亿元，

在全国各地设立分支机构500余家，员工队

伍到达12.4万人，当年保险收入208亿元。

中国维行保险股份杭州分公司于1995

年4月21日，由中国人民银行批准正式成

立。从成立起，杭州分公司便着手建立科学

明晰的组织架构，专业化的决策和标准化的

风险控制体系，使公司在风险控制、投资管

理、产品开发、业务拓展、效劳体系等方面

在同业中处于领先地位，业务得到了长中的

开展。

中国维行保险在自身开展的历程中，始

终坚持管理创新和技术进步的开展策略，经

济与技术实力日益增强。公司十分注重学

习、借鉴国外同行经验，积极引进国外先进

技术和管理人才，先后与国外多家知名保险

公司建立了友好合作关系。为了适应经济全

球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国

际竞争能力，繁荣和开展中国民族保险事

业，近几年公司还聘请国外著名专业参谋公

司担任专业管理参谋，借以提高自身经营管

理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一

流综合金融效劳集团的开展目标，展望新的

世纪，中国维行保险公司针继续勇于开拓、

锐于创新，强化公司的各项经营管理，提升

公司的核心竞争力，力争在两年内业务规进

入世界500强，业务品质进入全球400优。

为响应总公司号召，早日实现维行进入

“规模500强，品质400优〞的目标，中国

维行保险股份杭州分公司决定从2002年6

月1日起开展“扎实根底、提升品质，促进

杭州产险持续快速开展〞活动。主要活动是

头脑风暴会、主题演讲会和合理化建议征

文。各部门和各分支机构必须在2002年7

月28日前上报活动开展情况。按照活动方

案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名专业

参谋前来讲座；演讲会每月一个主题，全体

员工必须积极参与；合理化建议活动全体员

工必须参与，每月评选出3篇优秀征文上报；

按期上报活动组织和进行情况。

根据上述内容，杭州公司要制发一份

通知。完成4个场景演示。

2002年5月12日，杭州分公司总理经

理王某将秘书刘某叫到办公室，对她说明了

这次活动的目的要求，让她马上写一份通

知，发到分公司各部门和杭州各分支机构，

告知有关活动事项。刘某用记事本将王总经

理的话记录下来，走出经理办公室，回到自

己办公室，立即开始拟写通知，请演示领导

交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通

知的初稿。

初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统

一的发文搞纸上，拿给王总经理审核，王总

看地后签字同意发出。请演示领导审核签发

过程。

刘秘书将这份通知编上发文号，即“苏

维保[2002]10号〞，写在发文稿纸的相应栏

内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误

后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员

小郭打印成正稿，打印份数为30份。小郭

让刘秘书明天下午2：00来取。请演示秘书

编号印制文件的过程。

5月13日下午2：30，刘秘书将打印

好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并

在发文登记得薄上填写好内容，再分别将每

份通知用信封套好，封上口。请演示秘书发

文登记和装封的过程。

过程中还必须制作两份材料：通知的发

文稿和发文登记薄。

分组演示提示：每组4人分别扮演秘书、

王总、小郭、办公室另一人员。

拟稿是办文的根底环节，直接在系到文

书质量，拟稿的一般过程为：领导交拟、秘

书领会、吃透领导的意图，收集、组织材料，

构思起草、修改。送领导审阅。拟稿应在按

统一标准制作的“发文稿纸〞上书写，发文

稿纸格式见表2