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会务的组织与管理

和堂传媒---孙杰

目录

一、会前准备

目录

二、会务实施

三、会后总结和决算

四、中小型会议的会务管理

会议的组织和管理

策划案的内容

会前准备Team小组

会前准备

会场勘察

起草协议

会务分工

制定会议费预算

前四周会议的组织和管理流程

前四周

策划案起草;

成立会议TEAM;

会务准备开始

前三周策划案定稿;

前三周

会务组成立;

会场勘察

前二周与宾馆签协议;

前二周

起草预算并通过

汇款;

前一周

物资备齐

开会日期

开会日期

会前准备-策划案的内容

目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、

目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等

会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。

会前准备-成立TEAM组

组织落

组织落实，成立TEAM组

TEAM组

负责人

职责

总指挥

整个活动的总负责、总协调

副总指挥

协助总指挥，负责常务工作

策划组

会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……

会务组

负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等

秘书组

会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编

会前准备-策划案的内容

会务工作要保证策划案的顺利实现

会务工作五个意识：

全局意识、客户意识

补台意识、奉献意识

创新意识

会前准备-会场勘察

会场勘察

会场院勘察俗称“踩点”

是会前必须要做的基础性工作

会前准备-会场勘察

勘察原则：

会务工作为会议内容服务

以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行

会前准备-会场勘察

会场方面宾馆的软硬件

会场方面

宾馆的软硬件

注意事项

餐饮方面租车问题价格问题

会前准备-起草协议

《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标

准，要细致、全面、

对等、无漏洞。

会前准备-起草协议

1、会议日期

2、住房标准及费用

3、场地安排及费用

4、餐饮及费用

5、甲方对乙方的规定

6、乙方对甲方的规定

7、结算等

会前准备-会务组的分工

会务组的分工

人员分工

负责人

会前

会中

会后

总负责

会务总协调、考察、签约、预算、组织等

内外沟通、协调、处理突发事件

结算、善后、总结

物资组

采购会议物品、印刷、制作、落实设备

分发物资、采购会中物品食品、保证设备到位

结帐、剩余物资处理

签到组

邀请、人员落实、房间、餐桌、车辆分配

签到、发资料、安排代的食宿、订餐落实

退房、回收问卷、结帐

车辆调度

寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程

接站组织、车辆调度、交警联系、司机安排

结帐

会前准备-会务组的分工

案例：2000年代理会邀请信

内容：

1、前言

2、会议日程

3、注意事项

4、入住宾馆地点及电话

5、回执

会前准备-会务组的分工

1、北京制定原则、分配名额；

2、大区操作定名单；

3、E-mil参会代理；

4、代理填个人资料回执发大区；

5、大区审核E-mil北京；

6、北京终审、给编号；

7、编号分别发大区；

会前准备-会务组的分工

工作认真负责、细心、耐心

沟通协调能力强

对会务人员的要求仸劳仸怨能连续作战

对会务

人员的

要求

服从分配协作意识好

应变能力强原则性强

应变能力强

会前准备-制定会议预算

必须注意的问题

年初有预算；

全面、精细、节约；

距开会日期前两周，做出预算送审批；

距开会日期前一周，务必汇出所需款项；提前行文，写明规则。

目录

一、会前准备二、会务实施目录

一、会前准备

二、会务实施

目录

三、会后总结和决算

四、中小型会议的会务管理

会务的实施

会务的实施会务组：出发时

会务的实施

签到注意事项

会议期间的工作

会议结束的工作

会务的实施-出发时间

提前两天出发

熟悉环境检查工作

熟悉各自接口人

购物及准备工作

开预备会

媒体QA大纲

注意事项

关键点：住房钥匙签到台

住房分配其它

会务的实施-开会期间

与餐厅的联系

与会场的联系

与服务台的联系

与客房部的联系

处理突发事件

会务的实施-会议结束

会议结束的工作

1、退房；整理物品

2、结帐；回收问卷

目录

一、会前准备二、会务实施

一、会前准备

二、会务实施

目录

三、会后总结和决算

四、中小型会议的会务管理

会后总结和决算

会后的总结和决算

会后