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建筑材料采购管理制度及流程

一、制定目的及范围

为了提升公司建筑材料的采购效率，降低采购成本，规范采购流程，特制定本建筑材料采购管理制度。适用于所有与建筑材料相关的采购活动，包括项目采购、年度采购、零星采购及应急采购等。

二、采购原则

采购工作应遵循以下原则，以确保采购的有效性与合规性：

1.公正、公平、公开的原则，确保各类材料的选择过程透明，保障公司利益。

2.所有采购材料需从信誉良好的供应商处采购，确保材料质量，并要求开具正式发票。

3.采购流程中各部门应明确职责，申购人与采购人不得为同一人，以防止利益冲突。

三、采购流程

1.一般采购流程

1.1采购申请

申购人需根据实际需求，向仓库确认库存情况，并填写“申购单”。在确认库存不足的情况下，申请可继续进行。

1.2申购审批

项目采购需提交预算审批，其他采购经部门负责人批准后填写流转单，确保采购需求的合理性。

1.3询价

各部门负责询价，要求至少提供三家供应商的报价，以便进行价格比较。

1.4核价

在对比报价后，参考历史价格进行核价，核价结果需填写在流转单中，以便后续审批。

1.5审批

流转单需逐级审批，最后由公司负责人进行最终审批，确保采购决策的合理性与合规性。

1.6采购实施与验收入库

一旦审批通过，采购人可下单。物资到货后，由相关人员进行验收，并将材料入库，确保材料符合质量标准。

1.7报销

采购人员需在材料到货一个月内完成报销，逾期申请将不予受理，确保财务流程的顺畅。

2.特殊采购流程

2.1集中计划采购

办公用品等材料的采购由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室统一进行集中采购，提升采购效率。

2.2零星采购

针对金额较低且偶发的采购，采购人需先征得部门负责人同意后执行，以确保采购的必要性。

2.3应急采购

针对突发情况需紧急采购的材料，由应急处置小组进行采购，无需进行询价，确保快速响应。

2.4年度采购

针对定期需求的材料，需提前编制年度预算，向财务部门报备，确保资金使用的合理性。

四、备案管理

所有采购活动结束后，采购人需将相关文件进行整理，包括采购单、流转单、入库单及发票或收款收据，复印两份，分别交给财务审核与存档，以备后续查阅。

五、采购纪律

1.采购人职责

采购人员需建立供应商资料档案，进行市场调查，确保采购材料的质量与价格合理性。

2.采购人员行为规范

采购人员不得接受供应商的任何形式的赠品或回扣，违者将受到严厉的处罚，维护公司的诚信与形象。

六、采购流程的反馈与改进机制

为了保证采购流程的有效性，需设立反馈机制。各部门在执行采购流程过程中，应定期向管理层反馈流程中的问题与不足。管理层应根据反馈信息进行分析，必要时对流程进行优化调整，确保采购制度的持续改进与适用性。

七、采购人员培训

公司应定期组织采购人员的专业培训，提升其对市场的敏感性与采购技巧，确保每位参与采购的员工都能熟练掌握相关流程与制度，提高整体采购效率。

八、监督与考核

为保证采购流程的顺利实施，公司将对采购活动进行定期监督与考核。考核内容包括采购的时效性、材料的质量、成本控制等方面。通过考核，激励采购人员提高工作效率，降低采购成本，达到公司的预期目标。

九、总结与展望

通过本制度的实施，旨在明确建筑材料采购的各个环节，提升工作效率，降低采购成本，并确保所有材料的质量与合规性。随着公司业务的发展，采购制度将适时调整与完善，以适应市场变化与公司需求。

十、附则

本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。对于违反本制度的行为，公司将依据相关规定进行处理，确保采购工作的规范性与严肃性。