某地产集团重大会务执行细则.docx

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集团有限公司

重大会务执行细则（2021版）

目录

TOC\o1-2\h\z\u1.总则 2

2.制度与规范 2

3.流程图 2

4．工作程序 4

5．附则 11

总则

目的

为了便于集团总部综合管理部及服务物业总务团队明确大型会务服务的各项工作流程及规范，更系统化更高效地完成会务保障工作，特编写了《集团有限公司重大会务执行细则》供大家参考，《细则》内容主要包含组织一次大型会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

适用范围

本细则适用于集团总部，各业务板块结合实际情况，自行制定相关管理规范，报集团审批后施行。

制度与规范

集团综合管理部对于会议会务的管理有明确的制度及规范，将另行制定，本《细则》不做详细赘述。

流程图

会前

会场布置开始会议设备及其他准备到达会场会议宣传物料制作确认酒店合作合同确认会议座次及宴会桌位图确认餐饮方案确认住宿方案、与会人员出行交通方案发布会务指南申报会议预算发布会议通知成立会务工作组会议厅选址及确认确认会议时间、预估参会人数

会场布置

开始

会议设备及其他准备

到达会场

会议宣传物料制作

确认酒店合作合同

确认会议座次及宴会桌位图

确认餐饮方案

确认住宿方案、与会人员出行交通方案

发布会务指南

申报会议预算

发布会议通知

成立会务工作组

会议厅选址及确认

确认会议时间、预估参会人数

会中

住宿的保障会议的保障合影的保障用餐的保障过程

住宿的保障

会议的保障

合影的保障

用餐的保障

过程

会后

物料归还费用报销复盘总结物料整理退房车辆安排结账收尾

物料归还

费用报销

复盘总结

物料整理

退房

车辆安排

结账

收尾

工作程序

4.1会前工作（按顺序）

4.1.1会议时间及参会人员预估

会务组与公司有权审批人应充分沟通全年重大会议需求，至少在会前60个工作日确定好会议时间，并明确开会需求及与会人员范围。

4.1.2会议地点确认

会务组应在会前至少45个工作日与公司有权审批人沟通确认会议举办城市，并踏勘该城市符合公司要求的星级酒店，完成会议地点及会议预算方案后报审公司领导，最终确认会议地点。

会议地点要求：一是酒店住宿费用要符合公司差旅费用标准；二是酒店硬件设施要满足会议需求（会议室数量、面积、层高，酒店内部装修，房间数量等）；三是酒店要尽量靠近高铁站、机场等交通便利的位置，避免闹市区酒店，以周边自然环境优美的酒店为先；四是酒店服务水准要同行业领先，能充分满足我方各类需求。

4.1.3成立会务工作组

在确认会议地点后，召开会议筹备会议，成立会务工作组，明确综管及其他相关板块、部门的人员分工，明确包含会务统筹、会务礼仪、it设备、办公物料、视觉物料、现场布置、车辆调度、酒店入住离店、餐饮娱乐、安全保障等各事项的责任人，各方分工协作，保障会议的圆满完成。

4.1.4发布会议通知

会议主责部门在会前一周确定本次会议的议程，其中包括汇报的具体时间、主要内容及安排、汇报人、列席人员等事项，结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容必威体育官网网址要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等），审批完成后完成OA发布。

4.1.5申报会议预算

依据会议与会人员数量及酒店规格，做如下费用明细，包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，茶歇费，背景板布展费，鲜花绿植费，办公用品费、车辆费用、不可预计费等相关费用。

会议预算要求在会前30个工作日由会务统筹人员完成，并发起线上审批流程（“年度会、半年度会等预算”流程），报有权审批人审批完成。

4.1.6确认酒店合同

根据会议需求及预算，与酒店确认住宿、餐饮、会议、茶歇等的保底费用，并与酒店销售、公司法务人员三方协商合同条款后，发起线上“合同登记”流程，报集团总裁审批后完成用印流程。

合同签订须知：与酒店销售确认酒店合同时，应重点关注酒店费用计算、付款方式及违约条款，核心思路为保证我司利益。一般酒店合同费用只签订保底费用，减少因会议变更等因素造成的费用损失；酒店付款一般要求在会议举办前一周完成合同金额的100%支付，可分2-3次完成付款；关于违约责任，应在合同中明确会议取消或变更我司应承担的损失额，尽可能的降低损失金额。如遇会议时间或其他安排变更，可提前15天与酒店签订补充协议避免造成费用损失。

4.1.7会议宣传物料制作

会议主题确认后，由品牌部门确认会议主视觉图，综管会务组根据主视觉图制作会议相关宣传物料，主要包含酒店签到背景板、会议室签到背景板、会议室内背景板、酒店线路导视（重要地点都需设立指示牌）、合影区背景板、酒店欢迎入住函等物料。所有宣传系统物料的制作，需根据酒店现场测量后确认大小尺