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山东热电公司会计档案管理规定

第一章总则

第一条目的：为加强山东热电公司以及会计档案管理，明确会计档案管理职责、内容、范围；规范会计档案管理流程，保证会计档案存放安全、有序，特制订本规定。

第二条适用范围：本规定适用于山东热电公司及。

第三条术语和定义：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体分类如下：

（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证;

（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

（三）财务会计报告：月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

（四）电子数据类：会计核算软件及电子数据，在光盘、可装卸硬盘等介质存储的会计凭证、会计账簿、会计报表等数据；

（五）其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第二章管理职责

第四条财务部

负责会计档案工作的指导、监督和检查。

负责临时保管凭证。

负责设专人管理会计档案。

第五条档案管理部门

（一）负责会计档案工作的指导、监督和检查。

（二）负责会计档案盒的订购及打号工作。

（三）负责对财务部门移交的会计档案资料装盒、整理立卷、编制会计档案保管清册。

第三章管理内容与要求

第一节归集、编码与分类

第六条财务部门在日常工作中应加强会计档案的形成、收集和整理工作，凡具有保存价值的会计资料都应定期整理、归档，不得据为己有。

第七条会计档案基本要求

（一）会计档案应按内容和形成时间分类索引，顺序编号，以便查阅；

（二）会计档案按保存介质分为会计纸质档案和会计电子档案。

（三）归档资料要做到装订牢固，整齐美观，编目齐全完备，标题书写工整，封面整洁；

（四）可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。会计档案采用信息技术手段管理的，应打印出纸质会计档案。

第八条会计凭证装订后应放入档案盒保管，档案盒封面和脊背内容填写齐全，单册装订厚度3.5-4.0厘米。

第九条三栏式会计账簿使用A4纸纵向格式，多栏式会计账簿使用A4纸横向格式或A3纸横向格式。

第十条会计报表使用A4纸格式，会计报表封面加盖单位公章，单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人及填表人均签字盖章。

第十一条其他会计档案使用A4纸格式或A3纸格式，会计年度终了后，财务人员需将应归档的其他资料装订成册，移交部门档案管理人员立卷归档。

第十二条会计核算软件形成的电子数据由报表管理会计每年末进行拷贝，异地备份，重要资料及时拷贝备份。年度备份保存的会计电子档案交部门档案管理人员归档保管。

第十三条会计档案的整理要求

（一）立卷

1.会计凭证在装订成册后，需在装订线上贴上封签，并在封签处盖章以防抽换、舞弊；

2.账薄一册一卷，每本账薄在原封面右上角贴上会计档案“小标签”，并按标签内容填写；

3.年度报表独立组卷。对报表进行分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等是会计报表的重要组成部分，须与报表一同归档。

（二）编目

1.编页码

会计报表卷内文件材料按有书写内容的页面编写页码。每卷单独编号，页码从“1”开始。页码编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页码；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角编写页码；

2.卷内文件目录编制

年度报表按卷内文件目录的格式照实抄录。文件目录需打印一式三份，一份随档案装订，一份由会计部门装订成检索目录保管，一份向档案室移交。账薄、凭证档案不用编制卷内文件目录；

3.案卷号编制

案卷号是指案卷在整理过程中排列的序号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但案卷号不超过四位数。同一年里账簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号，凭证按形成时间先后排列；

4.案卷封面、卷内备考表编制

案卷题名要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。年度报表的封面必须为打印格式。

（三）装订入盒

1.组好的案卷年度报表依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料顺序入盒；

2.会计凭证必须使用统一标准的“会计档案凭证封面”装订，封面要按项目填写；

3.各类会计档案，按案卷号依次装盒。不同类别的档案不能混装，无法装盒的案卷按顺序排列。

第二节移交与保管

第十四条当年形成的会计档案应及时移交财务部档案管理人员临时保管，会计凭证压月移交，会计账表和其他会计档案于次年3月前移交，移交人员编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、册数、起止年度等。

第十五条财务部门将整理好的会计档案，列明应当移交的会计档案名称、册数、起止年度