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房地产开发项目协调会议制度

第一章总则

为促进房地产开发项目的顺利推进，确保各部门之间的信息沟通与协作，制定本制度。房地产开发项目涉及多个环节和部门，协调会议作为重要的沟通渠道，对于解决项目实施过程中遇到的问题、明确工作责任、增强团队合作具有重要意义。

第二章会议目标

协调会议的主要目标包括：

1.及时传达项目进展情况，确保各部门对项目状态的了解。

2.解决项目实施过程中出现的各种问题，减少因沟通不畅导致的延误。

3.明确各参与方的责任和任务，确保项目按计划推进。

4.加强部门之间的合作与支持，提升团队的凝聚力和执行力。

第三章适用范围

本制度适用于公司内所有涉及房地产开发项目的部门，会议参与者包括项目经理、各相关部门负责人及其他必要的人员。根据项目的不同阶段和需要，会议的参会人员可适当调整。

第四章会议规范

会议频次：根据项目进展情况，定期召开协调会议，建议每两周一次，特殊情况可临时召开。

会议时长：每次会议时间控制在1小时以内，确保会议高效。

会议议程：会议前由项目经理制定议程，并提前通知与会人员。

会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、与会人员、讨论事项及决议。

第五章操作流程

会议的具体操作流程如下：

1.会议准备

项目经理在会议召开前一周通知相关人员，确认参会人员及会议议程。

2.会议召开

按照预定时间和地点召开会议，项目经理主持会议。

3.议题讨论

根据议程逐项讨论，涉及的问题由相关责任人汇报进展情况，提出解决方案，其他与会人员可提出意见与建议。

4.决议形成

对于讨论事项，形成明确的决议，指定责任人负责落实，并约定完成时限。

5.会议总结

会议结束后，进行简要总结，重申重要决议及后续工作安排。

第六章会议记录与反馈

会议记录应在会后24小时内整理完成，并由项目经理审核，确保记录内容的准确性。会议记录应及时分发给与会人员，并在公司内部共享。对于会议中提出的反馈意见，相关责任人应在规定时间内回复，确保沟通畅通。

第七章监督机制

为确保会议制度的有效实施，建立监督机制。具体措施包括：

定期评估会议效果，收集与会人员对会议的意见与建议。

对未按时落实决议的责任人进行通报，必要时采取相应的改进措施。

设立会议记录归档制度，保存每次会议记录，便于后续查阅和跟踪落实情况。

第八章附则

本制度由项目管理部负责解释，自颁布之日起实施。制度的修订应根据实际执行情况和反馈意见进行，确保与公司发展和项目需求相适应。

第九章特殊情况处理

若遇到特殊情况，如项目突发事件或重大变更，应及时召开临时协调会议。临时会议的召集、议程及会议记录遵循本制度相关规定。

第十章培训与宣传

为提高各部门对协调会议重要性的认识，定期组织培训与宣传活动，帮助相关人员了解会议制度的内容与要求，增强制度执行力，确保房地产开发项目的顺利推进。

本制度的实施将有效提升房地产开发项目的管理水平，确保各项工作有序进行，推动公司整体业务的发展。通过规范化的协调会议，形成良好的沟通氛围，为项目的成功奠定坚实基础。