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山东热电公司档案管理规定

第一章总则

第一条目的：为保障山东热电公司档案工作，加强档案业务建设,不断提高档案管理水平，切实地贯彻党和国家档案法规和方针政策以及上级要求，更好的为山东热电公司的生产经营和管理发展服务，制定本规定。

第二条适用范围：本规定适用于山东热电公司各部门。

第三条术语和定义：档案是指在生产经营和管理等活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案和实物档案等。

第二章管理职责

第四条分管领导

（一）档案工作由总经理分管领导，组织贯彻执行档案工作的法律法规，并接受上级档案管理部门检查指导。

（二）负责全厂档案工作的有序、规范推进。

第五条办公室

（一）负责制定档案工作的各项管理制度；

（二）负责对档案工作实行统筹规划、组织协调和监督指导。

（三）负责组织档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、清理、销毁工作。

（四）负责开展档案的利用工作。

（五）负责档案的“八防”工作，负责库房环境监督和管理

公司各部门

负责专业资料收集、整理、归档工作。在要求时间内向档案室移交，并对其真实性、可靠性、完整性负责。

（二）各专业人员监督、指导各参建单位将归档资料按要求整理立卷后，在要求时间内向档案室移交，并对其真实性、可靠性、完整性负责。

第七条鉴定领导小组

负责档案鉴定销毁工作的组织领导和审批工作。

第三章归档范围、归档时间及归档要求

第八条科技档案归档范围详见《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）。

第九条声像档案归档范围

（一）反映公司重大工作成果的声像资料。

（二）国家领导人视察、国家电力投资集团公司及行业主管单位、地方政府领导调研等重大活动的声像资料。

（三）本公司组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

（四）其它具有保存价值的声像资料。

第十条归档时间

（一）文书档案归档时间

办公室文书及各部门将上级下发的管理性文件材料，在翌年三月末将归档的文件材料组成卷，由各部门负责人审定整理后，移交档案室存档。

（二）科技档案归档时间

1.运行分场将值长调电考核记录簿等机组运行过程中形成的生产档案，在第二年的一月立卷归档；

2.课题组人员在科研课题发布后，十五日内将科研档案整理立卷，移交档案室存档；

3.招投标文件在职能部室取得中标通知书后，一个月内由职能部室整理后统一归档；

4.小型技改项目、小型基建项目档案在工程结束一个月后，由专业负责人整理立卷归档；

5.设备档案开箱后，专业负责人整理一个月内归档；

6.技术改造、大修记录在改造后及大修后十五天之内，由项目责任单位的档案联络员整理后归档；

7.大型技术改造项目在项目竣工后一个月内由项目施工负责单位整理后移交归档；

8.合同及审批文件在合同签订后一个月内由签订人员整理归档。

（三）财务档案的归档时间，财务部根据其专业的特殊性，当年的财务档案由财务部门保存两年后，在第三年的六月前由档案形成部门整理立卷归档。

（四）实物档案随时归档。

（五）声像档案材料每年年末由形成部门集中整理归档。

第十一条归档要求

（一）归档的文件材料应齐全、完整，准确地反映企业生产、基建、科研和经营管理等各项活动。做到内容真实、层次分明、图物相符，技术数据准确可靠。符合其形成规律和历史过程，签字手续完备。

（二）材料要按照《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）进行分类、组卷。案卷封面、卷内目录、备考表按国家标准进行填写和装订。卷内文件材料按照文件内容主次程度，时间顺序排列打印页号。封面填写准确，清楚，题名一般不超过50字。

（三）文件材料书写（包括各种记录）一律采用兰黑、碳素墨水书写，做到字迹工整，图面清晰，无任何金属物，纸质优良。

（四）设备开箱文件材料与协议、合同型号不符或数量不足时，供货单位和订货单位在验收单上注明补齐时间、内容（时间十五天）。否则，不予签收。

（五）企业各部门形成的文件材料（含声像档案，电力生产档案），一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数。基建、设备、科研档案应归档两份。

（六）移交档案时，移交单位在正式移交前应对移交的文件材料录入档案紫光系统并扫描挂接电子版，打印移交目录，交接双方签字完备，各执一份。

管理要求与整理规范

第十二条配备适应档案工作需要的专职档案人员,保持档案机构和工作人员的相对稳定,档案管