档案管理指引模板.docx

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档案管理作业指引

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目的

加强档案管理，提高档案管理水平，有效保护和利用公司档案。

适用范围

本指引适用于地产总部及各下属公司档案的收集、整理、分类、利用及归档。

术语/定义

无

表单模板

《档案移交清单》

《卷内文件目录》

《档案借阅审批表》

《档案销毁审批表》

活动描述

档案归档

档案归档范围

合同类档案

项目合同类档案：如总包合同、甲供材料合同等；

非项目合同类档案：如IT采购合同、管理咨询合同等；

资质证照类档案

项目资质证照类档案：如“五证”等；

非项目资质证照类档案：如“营业执照、组织机构代码证”等；

文件类档案

项目文件类档案：如与总包单位、监理单位往来文件等；

非项目文件类档案：如重要的会议材料等；

其他类档案

档案归档要求

各部门应设置档案管理人员(专岗或兼职)，负责本部门档案管理，档案管理人员应具备如下能力：

熟悉部门业务；

掌握档案管理基本技能；

踏实认真；

其他要求。

各部门需收集在经营管理过程中形成的档案，保证档案的及时性、完整性、真实性、准确性；

各部门需要妥善保管未移交的档案，避免档案的遗失与损坏；

档案移交

各部门定期向人力行政部/综合管理部移交档案，具体移交时间如下：

合同类档案需要即时移交

资质证照类档案即时移交

文件类档案需定期移交

其他类档案按照使用频率与保管风险定期移交

人力行政部/综合管理部定期或不定期发起档案移交要求，各部门需主动配合。

移交的档案，应符合下列要求:

文件资料需完整；

字迹需清楚;

审批手续齐全;

文件的书写和载体材料应耐用；

其他要求。

档案建档

人力行政部/综合管理部按照下列要求整理档案

中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

档案分类：

档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按类别与部门等分类。具体包括：

合同类——HT

证照类——ZZ

文件类——WJ

其他类——QT

同一“类”的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于类别之后增设“卷次”编号，以便查考。

档案保管

案卷管理

档案案卷原则上使用330×220标准的档案盒，高度可根据需要设置为30、40或50的规格；

案卷封面填写项目包括：档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级；

案卷卷脊填写项目包括：档号、案卷题名；

卷内文件应在首页设置《卷内文件目录》，标准为A4纸，需包括序号、档案编号、文件名称、交件部门、交件人、交件时间、份数、页数、备注。

案卷排列遵守从上至下，从左至右的，案脊朝外的原则。

档案用房管理力求逐步做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

档案保管人员需建立档案管理台帐，实现档案管理的快速检索功能。

档案保管人员工作调动时应做好档案交接工作。

档案借阅

借阅人填写《档案借阅审批表》按照《组织责权手册》要求的审批程序办理借阅手续。

借阅档案原件只限在人力行政部/综合管理部，不能带出，必须带出人力行政部/综合管理部查阅的，需依照借阅权限按《组织责权手册》审批。

借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。

借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。

借阅人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。

外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按《组织责权手册》的要求审批后方能借阅，但不能将档案带离人力行政部/综合管理部。

外单位摘抄档案的，应经人力行政部负责人/综合管理部审批，对摘抄的材料要进行审查、签章注明用途。

档案销毁

对已失去利用价值的档案，销毁时，须填写《档案销毁审批表》，报部门负责人和部门分管高管审核，人力分管高管审批后，方可销毁。

执行销毁任务时，必须由人力行政部负责人和档案管理人员组成的监销组监销，监销组不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

档案巡检

人力行政部定期对地产总部各部门、各下属公司档案管理情况按照国家法律法规、公司规章制度，进行监督检查，形成检查记录。

综合管理部定期对下属公司各部门档案管理情况按照国家法律法规、公司