归档文件规则.pdfVIP

归档文件整理规则

目录

一、有关说明错误!未指定书签。

1、标准实施时间错误!未指定书签。

2、标准适用范围错误!未指定书签。

3、分类、整理方法错误!未指定书签。

4、立档单位适用范围错误!未指定书签。

5、档案工作有关定义和术语错误!未指定书签。

二、归档文件整理的一般要求错误!未指定书签。

1、组件错误!未指定书签。

2、件内文件的排序错误!未指定书签。

3、分类错误!未指定书签。

4、排列错误!未指定书签。

5、编号错误!未指定书签。

6、编目错误!未指定书签。

三、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒、排架错误!未指定书

签。

1、纸质归档文件材料修整要求错误!未指定书签。

2、纸质归档文件材料装订要求错误!未指定书签。

3、纸质归档文件材料编页要求错误!未指定书签。

4、归档文件装盒要求错误!未指定书签。

5、盒内备考表的内容和要求错误!未指定书签。

6、归档文件的排架错误!未指定书签。

四、归档电子文件的整理要求错误!未指定书签。

附录：错误!未指定书签。-23

一、有关说明

1、标准实施时间

2015年10月25日发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文

件整理规则》从2016年6月1日实施，此标准也将从此代替2000年

的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（原称的“新

规则”）。

2、标准适用范围

2016年版的《归档文件整理规则》，将标准的适用范围由原来的

纸质文件材料，扩展为纸质和电子文件材料。

3、分类、整理方法

2016年版的《归档文件整理规则》，调整了归档文件的分类、整

理方法。例如：

①、增加了归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要

求；

②、增加了归档文件档号结构和编制要求；

③、将室编件号和馆编件号统一为件号；

④、增加了归档章示例，及直角装订方法。

4、立档单位适用范围

2016年版的《归档文件整理规则》，适用于各级机关、团体、企

事业单位和其他社会组织；对其应作为文书档案保存的归档文件的整

理。其他门类的档案可以参照执行。如果企业单位有其他特殊规定的，

应从其规定。

5、档案工作有关定义和术语

2016年版的《归档文件整理规则》中所指的：

①、归档文件：

是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文

书档案保存的文件材料，包括纸质文件材料和电子文件材料。

②、整理：

是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、

编目等（其中，纸质归档文件的整理包括修整、装订、编页、装

盒、排架；电子文件的整理包括格式转换、元数据收集、归档数

据包组织、存储等）使之有序化的过程。

③、件：

是指归档文件的整理单位。

④、档号：

是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现

归档文件的类别和排列顺序。

⑤、整理原则：

a、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的

有机联系；

b、归档文件的整理应区分不同价值，便于保管和利用；

c、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机

管理或计算机辅助管理；

d、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

二、归档文件整理的一般要求

1、组件

归档文件一般是以每一份文件为一件。有正文、附件的应为一件；

有文件正本与定稿的应为一件（包括法律法规等重要文件的历次修改

稿和正文应为一件）；转发文与被转发文应为一件；原件与复制件应

为一件；正本与翻译本应为一件；中文本与外文本应为一件；报表、

名册、图册等一册（本）为一件（但作为文件的附件时除外）；简报、

周报