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集团公司采购管理制度及流程

一、制定目的及范围

随着企业规模的扩大与市场需求的变化，采购管理在公司运营中发挥着愈发重要的作用。为提升采购效率、降低采购成本、规范采购行为，特制定本制度。本制度适用于各类采购活动，包括项目采购（材料、工程采购）、年度采购、零星采购及应急采购等，旨在为各部门提供明确的指导，确保采购工作的顺畅和高效实施。

二、采购原则

在采购过程中，应遵循以下原则：

1.采购活动必须秉持公正、公平、公开的原则，综合考虑质量、价格及供应商信誉，选择最优供应商。

2.所有采购物资必须从合法合规的商家处获取，并要求其开具正规发票。

3.各部门应明确采购责任人，申购人与采购人应为不同人员，以避免利益冲突。

三、采购流程

采购流程分为一般采购流程与特殊采购流程两大类，具体步骤详述如下：

1.一般采购流程

1.1采购申请

申购人需在进行采购前，首先向仓库确认库存情况，确保所需物资未在库存中。确认后，填写“申购单”，并附上相应的需求说明。

1.2申购审批

对于项目采购，需提交预算审批；其他采购则需经部门负责人批准后填写流转单。此步骤确保采购需求的合理性和必要性。

1.3询价

各部门负责向至少三家合格供应商询价，获取报价信息，并记录在案。此步骤旨在确保采购的透明性与竞争性。

1.4核价

采购人员需参考历史价格及市场行情，对各供应商报价进行核价，并在流转单中填写核价结果，以便后续审批。

1.5审批

流转单需逐级审批，最终提交公司负责人审批。审批过程中，应确保各项信息的真实性与合规性。

1.6采购实施与验收入库

一旦审批通过，采购人即可下单，物资到货后，由相关人员对物资进行验收，验收合格后方可入库。

1.7报销

所有采购物资必须在货物到货后一个月内进行报销，逾期申请将不予受理，确保财务管理的严谨性。

2.特殊采购流程

2.1集中计划采购

办公用品等常用物资，由各部门在每月25日前提交流转单，由办公室集中采购，确保采购的高效性与一致性。

2.2零星采购

对于金额较小、偶发性的采购，采购人需事先征得部门负责人同意后方可进行采购。此类采购可简化流程，提高灵活性。

2.3应急采购

在紧急情况下，如突发需求或特殊项目需要，采购工作可由应急处置小组直接进行，无需进行询价，以确保及时响应。

2.4年度采购

涉及定期需求的采购，需提前编制年度预算，并向财务部报备，确保采购计划的合理与有效。

四、备案

所有采购活动结束后，采购人必须将采购单、流转单、入库单及发票或收款收据复印两份，一份交财务部审核，另一份存档备查。此步骤确保采购记录的完整性及可追溯性。

五、采购纪律

1.采购人员职责

采购人员应建立供应商资料档案，定期进行市场调查，确保所购物资的质量与价格合理性。

2.行为规范

采购人员不得接受供应商的赠品、回扣或其他利益，违者将受到严肃处理，确保采购过程的公正与透明。

六、流程的反馈与改进机制

为了不断优化采购管理流程，建立有效的反馈与改进机制至关重要。各部门应定期汇总采购过程中遇到的问题与建议，形成反馈报告，提交至采购管理部门。采购管理部门将负责对反馈信息进行分析，提出改进措施，并定期更新采购管理制度，确保其与公司发展相适应。

七、总结

通过建立完善的采购管理制度与流程，确保各项采购活动的规范与高效，提升公司的整体运作效率。采购管理制度不仅为各部门提供了明确的操作规范，也为公司节约成本、提高资源利用率提供了保障。未来，随着市场环境的变化与公司业务的发展，采购管理制度将不断进行调整与完善，以适应新的挑战与机遇。