公文写作 第7章 商务贸易文书写作.pptx

《公文写作》——第七章商务贸易文书写作;目

录;本章首先介绍了商务函的概念，然后又讲述了询价函、报价函、推销函、订单函的写作方法，以及催款函、理赔函和索赔函的撰写，重点要掌握投标书和招标书的写作。

【本章学习目标】

通过本章学习，读者能够：

1.了解商务函、催款函、理赔函、索赔函

2.理解询价函、报价函

3.掌握投标书、招标书;7.1.1商务函的概念

商务函也称商务信函，属于商务礼仪文书，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。它的主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和商洽产销、询问和答复问题以及处理具体交易事项。;7.1.2商务函的特征

商务函有7个特征。

语言风格口语化

函件内容直接性

语气态度真诚性

行文主旨单一性

行文格式规范化

人物地位平等性

收发时效性;7.1.3商务函的一般格式

商务函一般由3部分组成:信头、正文和信尾。其中，标题属于信头部分，各个部分的具体内容如下。

（1）信头

信头就是商务函的开头，由标题、发信人名称和地址、函号、称谓以及收信人地址和单位等构成。

（2）正文：商务函的正文包括问候语、主体和结束语，

（3）信尾：商务函的信尾一般由祝颂语和落款构成，有时还会有附件。;7.1.4商务函的写作要求

（1）内容正确、目的清楚、表述具体。

（2）文字简洁、态度礼貌、语气委婉。

（3）明确责任、划定界线、分清权限。;7.1.5商务函的分类

（1）介绍经营业务的信函

这种信函内容上要准确明了地介绍自己的业务范围、经营理念以及经营宗旨等，语气上要礼貌谦和。介绍经营业务的信函一般反映的是商务往来中的基础信息，所以在写作过程中要真实、具体。;7.1.5商务函的分类

（2）寻求建立业务关系的信函

这种信函内容上要明确表达谋求合作的态度并要表明合作的基础、可行性以前景，如果需要还可以写明合作的内容和方式，写作语气要礼貌谦和。有主动方的致函，有被动方的复函。;7.1.5商务函的分类

（3）恢复业务关系的信函

这种信函内容上首先表达继续合作的愿望，可以回顾以往的合作成果，也可以展望未来的合作前景，进而通过对客观的合作利益的表达，以恢复业务，谋求新的合作。;7.1.5商务函的分类

（4）商洽价格的信函

这种信函内容要准确写明价格洽谈所指对象，可以针对商品或劳务，明确表达对价格的期望，给出意见或建议，必要时，要写明确切的价格数据和数量，不能含糊其辞。;7.1.5商务函的分类

（5）婉拒业务关系的信函

这种信函首先要对对方的合作意愿表示感谢，再以恰当合理的理由明确表达拒绝此次业务关系的意思。一般拒绝业务关系的信函都要为将来可能会有的合作留有余地，所以最后通常会表达对今后合作的期待。;7.2.1询价函

（1）询价函的概念和特点

询价函是买方向卖方询问有关商品交易条件所写的商务信函。询价的目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约束力。询价函即专用于买方询价的商务函。;7.2.1询价函

（2）询价函的写作格式

询价函一般由标题、称谓、正文、落款四部分组成。;7.2.1询价函

（2）询价函的写作格式

询价函的写作要求：

?态度真诚、礼貌

?注意用语和语调

?表达直接，语言简洁凝练。;7.2.1询价函

（3）询价函的分类

根据询价商品的种类，询价函可以分为单一询价函和综合询价函。单一询价函只就一种商品询价；综合询价函一次可以询问多种商品价格。

根据询价商品的不同，询价函可以分为不同的类型，比如汽车询价函、房屋询价函等。;7.2.2报价函

（1）报价函的概念和特点

报价函是商务活动中作为卖方在接到客户的询价函后发出的回复性信函。

对于卖方而言，一封报价函可能意味着一次销售的好时机，所以回复的报价函一定要及时、确切、周到，不要因为某些小小疏忽而失去了潜在的客户。;7.2.2报价函

（2）报价函的写作格式;7.2.2报价函

（2）报价函的写作格式

报价函的格式与写作要领：

报价函的内容应该包括报价单位、报价人以及报价单位的联系电话或联系传真。

如果是项目形式，还要列出项目名称、项目负责人以及详细的联系电话或传真。

如果是产品，则要对产品的序号、产品名称、规格、数量、单位、单价、金额等做详细介绍。

还要对付款方式、优惠政策等做细致的介绍。;7.3.1推销函

（1）推销函的概念

推销函是为向对方推销产品而使用的一种业务信函。是一种常见常用的商业专函。

（2）推销函的写作格式

推销函的结构包括开端语、正文、结尾三个部分。;7.3.1推销函

（2）推销函的写作格式

推销函的结构包括开端语、正文、结尾三个部分。;7.3.2订购函

（1）订购函的概念

订购函是买方按照与卖方协商好的条件掀起订购所需货物时所有的一种商用文书。;7.3.2订购函

（2）订