现代办公事务处理-办公用品管理-1729734949359.pptx

办公用品管理

——办公用品的保管现代办公事务处理

办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，还要消除事故和火灾隐患，但当需要时又能很快地找到。

逐件登记，做好库存记录↓合理摆放↓环境维护↓专人管理保管办公用品的程序

接收物品后,应立即为每一种物品建立库存记录卡,用以登记、接收和发放物品,并随时掌握办公用品的库存情况。1.逐件登记，做好库存记录

库存记录卡包括项目、单位、库存参考号、最大库存量、最小库存量、再定货量、日期、接收、发放、余额等内容。库存记录卡

库存记录卡要求库存记录可以用手工记录在库存记录卡片上，或者在计算机使用库存控制软件包、电子表格、数据库。入库接收的每一类货物应登记在库存卡的接收项，要及时更新库存余额。010203

库存记录卡库存记录卡库存参考号B4项目A4白纸最大库存量100令最小库存量15令单位数量（1令=500页）再订货量25令日期接收发放余额接收数量发票号供应商发放数量申请号个人或部门2.380A172同方公司28289行政部5210290销售部4212291总经理办公室3020292生产部103.6100A173同方公司110

库存记录的目的保持充足的货存空间不被用来存储不必要的货物监督个人和部门对物品的使用保证大量的资金不被不必要的库存占用监督任何偷窃和破坏造成的损失利用准确的库存进行估价

办公用品的库存控制办公室秘书不但要作好管理库存记录,还要对库存物品的数量进行控制,了解库存的余额,对是否需要进货做出选择。库存控制通常是通过大量的实践过程,计算出企业对每种库存物品的需用量,确定在库存卡上。

办公用品的库存控制（1）最大库存量。最大库存量是以防止物品超量存储而确定的保存该项物品的最大数量，库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。它能使资金不被过多地浪费在库存物品上，能节约宝贵的库存空间，并使库存物品及时利用，不会因为长期存储而过期作废。

办公用品的库存控制（2）最小库存量。最小库存量是以防止物品全部被消耗完而确定的保存该项物品的最小数量。

（3）重新订购线（再订货量）。这是提醒购买者库存需要重新订购的标准，它能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。它由以下几个因素决定：日用量×运送时间十最小量库存。例如：每天要用去A4纸半令，运送时间需要20天，最小量库存是10令，因此重新订购线就是：1／2×20十10＝20令。办公用品的库存控制

当某项物品的库存数量降到再订货量时，就应该订购补充的物品。物品的订购数量应该以剩余的库存量为基准，订购后的总数不能超过最大库存量，保证存储空间。办公用品的库存控制

2.合理摆放存放要分门别类，做到整齐、美观新物品置于旧物品下面体积大、份量重的放置在最下面小的、常用的，放在较大的前面

储存间或物品柜要上锁储存间要有良好的通风和照明设施房间要干燥做好防火、防盗、防潮、防霉、防蛀、放过期3.环境维护

3.专人保管专人管理进行入库验收、登记、管理定期盘点库存量

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