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档案的建立与管理

管理档案建立与管理采用先进电子计算机技术，运用计算机系统进行管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，运用先进的资料检索软件，便于相关主管单位的工作检查和监督，建立管理部内部NT网络，达到资源共享、合理利用的目的。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

第一节档案管理运作环节

一、资料的收集

（一）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由公共事务部负责保管，直接隶属于项目经理室。建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

（二）资料的收集坚持内丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体、公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。

二、资料分类整理

收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。

三、资料归档管理

（一）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。根据实际需要，学校的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造册、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（二）档案室的出室、入室都有严格的规定：出室必须经管理部主管领导同意经登记后可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。

（三）档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防变质。

四、档案的运用

采用先进的检索软件，建立电脑网络系统，充分发挥档案的贮存和使用价值。

（一）外部网：与广大使用人进行联网，所有管理资料如：装修资料、财务状况等，随时可以查阅调用，便于工作监督和检查。

（二）内部网：管理部内部各室联网，运用现代化办公手段和设施，对文件进行分级管理分层使用。

第二节档案资料的分类

一、接管移交资料

名称

资料内容

工程建筑

1.规划图纸、项目批文、用地批文；

2.建筑许可证、投资许可证、开工许可证。

工程技术资料

1.红线图、总平面图；

2.地质勘察报告、开竣工许可证、开工许可证；

3.工程合同、工程预、决算；

4.工程设计变更、通知及技术核算单；

5.竣工图：①单体建筑、结构、设备竣工图；②消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图；

6.房屋、消防、燃气、智能化等工程验收证明书；

7.钢材、水泥等主要材料的质量保证书；

8.新材料、构配件的鉴定合格证明书；

9.供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料；

10.砂浆、混凝土试块、度压报告；

11.绿化工程竣工图；

12.其他技术资料。

二、管理档案资料

名称

资料内容

物业资料

学校基本资料、分区资料、娱乐设施资料

事务管理资料

业主资料

业主档案、装修申请、验房交接表、发放钥匙登记表。

事务资料

值班表、管理部值班记录表。

维修资料

维修通知单、维修回访记录、维修回访情况月统计表。

设备管理资料

公用设施保养维修记录、各项机电设备保养、维修运行记录、设备检查记录。

员工管理资料

员工个人资料、聘用表、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划及实施记录、员工培训考核记录。

行政文件

管理部巡查记录、管理部规章制度、通知、通报等文件、政府部门文件、物业公司及上级主管部门文件。