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会议接待方案

会议接待方案

为了确保事情或工作有序有力开展，常常需要预先制定方案，方

案是为某一行动所制定的具体行动实施办法细则、步骤和安排等。方

案应该怎么制定才好呢？以下是小编收集整理的会议接待方案，欢迎

大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

会议接待方案1

一、接待时间：

20xx年xx月xx日—xx月xx日

二、接待地点：

接送机地点：西宁机场

下榻酒店：xx大酒店（银龙大酒店，神旺大酒店，青海宾馆等）

会议地点：xx大酒店会议厅（银龙大酒店会议厅，神旺大酒店会

议厅，青海宾馆会议厅等）

三、接待对象：

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员：

总负责：接待办

跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组

五、接待前期准备工作：

1、制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

2、食宿安排，提前预定

3、迎接车辆安排

4、迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）

5、相关接待人员，负责相关接待工作

六、机场接待

1、机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情

况持“热烈欢迎贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责

引导至接待处（签到台桌子规格1、8x0、5x0、75）。接待组由此将

客人集中带出乘车。

2、在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标

语牌（80x180cm以下易拉宝）。

3、由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4、对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责

申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，

笔若干支，迎宾牌，授带10条

七、酒店入住

1、确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确

定房间住宿安排

2、嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组

安排摄像拍照。

3、进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的`房间。

4、如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服

务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

1、由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进

行相关服务。

2、餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服

务。

九、会议前的筹备工作

1、选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2、会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和

庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄

严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸

笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一

3、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

4、会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1、欢迎词（电子屏幕）提前15分钟播放“热烈欢迎各位贵宾莅

临我公司考察指导”

2、会场整理及布置

1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新

2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放

美观、统一，香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，

音响等设备，放映相关资料。

3、联系陪同人员，讲解员。根据客户考察目的及需要，确定陪同

人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再

次提醒相关人员

4、领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1、企业宣讲（集团，产业宣传片，企业介绍PPT）

2、技术交流（技术人员PPT讲解，互动）

3、会场服务（每20—30分钟添加茶水或视情况而定）

4、拍照（依重要程度，进行拍照留档）

5、摄像（依重要程度，进行摄像留档）

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好，摄影