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地毯清洗公司合同付款管理办法

一、目的

为规范本单位与地毯清洗公司之间合同付款流程，确保付款准确、及时、合规，保障双方权益，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于本单位与所有合作的地毯清洗公司签订的服务合同付款相关管理工作。

三、职责分工

（一）需求部门

1.根据实际工作需要，提出地毯清洗服务需求，发起与地毯清洗公司的合作意向。

2.负责对地毯清洗公司提供的服务质量进行验收，填写服务验收单，明确服务是否达到合同约定标准，并提交给财务部门作为付款依据之一。

（二）采购部门

1.负责筛选、洽谈地毯清洗公司，组织合同签订工作，确保合同条款中对服务内容、价格、付款方式等关键要素有清晰明确的约定。

2.跟进合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的与采购相关的问题。在收到需求部门提交的验收合格材料后，审核相关信息并向财务部门提交付款申请。

（三）财务部门

1.负责审核付款申请及相关附件（包括合同副本、服务验收单等）的完整性、合规性，核对付款金额是否与合同约定一致。

2.根据审核通过的付款申请，按照单位既定的财务支付流程，安排相应款项的支付工作，并做好付款记录与账务处理。

（四）审计部门（如有）

定期或不定期对地毯清洗合同付款情况进行审计监督，审查付款流程是否符合规定，有无违规操作、资金浪费等情况，针对发现的问题提出整改意见并跟踪落实。

四、付款流程

（一）服务前预付款（如有）

1.在与地毯清洗公司签订的合同中约定有预付款条款的情况下，采购部门在合同生效后，依据合同约定的预付款比例及金额，填写《预付款申请单》，详细注明合同编号、地毯清洗公司名称、预付款金额、支付事由等信息。

2.《预付款申请单》需附上已签订的合同副本，经部门负责人签字确认后，提交至财务部门。

3.财务部门收到《预付款申请单》及相关附件后，进行审核。审核通过后，按照单位财务支付程序完成预付款的支付工作，并及时通知采购部门。

（二）服务完成后付款

1.地毯清洗公司完成服务后，需求部门应在[具体时长，如3个工作日]内依据合同约定的服务标准，对清洗服务质量进行验收。验收合格的，填写《服务验收单》，详细描述服务内容完成情况、质量评价等内容，由验收人员签字确认后提交给采购部门。

2.采购部门收到《服务验收单》后，核对相关信息，确认无误后，填写《付款申请单》，注明合同编号、地毯清洗公司名称、本次应付款金额（根据合同约定结算方式计算得出）、发票开具情况等内容，并附上《服务验收单》以及合同副本，提交至财务部门。

3.财务部门收到完整的《付款申请单》及附件后，对付款申请进行审核，重点审核服务是否验收合格、付款金额计算是否准确、发票是否合规等内容。审核通过的，依照财务支付流程安排款项支付；审核不通过的，应及时通知采购部门补充或修正相关材料。

（三）尾款支付（如有）

1.对于合同约定有质保期或服务效果跟踪期的情况，在质保期届满且地毯清洗公司服务达到合同约定要求后，需求部门出具《质保期服务情况确认单》，确认无质量问题等情况，提交给采购部门。

2.采购部门依据《质保期服务情况确认单》，按合同约定的尾款金额填写《付款申请单》，附上相关确认单及合同副本等材料，提交至财务部门进行审核与支付流程操作，同上述服务完成后付款的审核与支付要求一致。

五、发票管理

1.地毯清洗公司应按照国家税收法规及合同约定，在每次申请付款前向本单位提供合法有效的发票。发票内容应与合同约定的服务内容、金额相符。

2.财务部门在收到发票后，应进行严格的发票真伪查验以及内容审核，不符合要求的发票应及时退回地毯清洗公司要求其重新开具，确保发票合规性后方可进行付款相关流程操作。

六、付款周期

1.财务部门应在收到审核通过的付款申请及合规发票后的[具体时长，如10个工作日]内完成款项支付工作，如有特殊情况导致付款延迟，需及时与相关部门及地毯清洗公司沟通说明情况。

2.对于定期结算（如按月、按季度结算）的地毯清洗服务合同，应严格按照合同约定的结算周期执行付款，确保付款及时性与准确性。

七、记录与存档

1.财务部门应妥善保存与地毯清洗合同付款相关的所有文件资料，包括但不限于合同副本、预付款申请单、付款申请单、服务验收单、发票、质保期服务情况确认单等，按照财务档案管理规定进行归档，以备查阅及审计需要。

2.采购部门及需求部门也应留存相应的业务资料副本，便于跟踪合同执行情况及后续查询核对。

八、监督与处罚

1.各部门应严格按照本管理办法规定的职责与流程开展地毯清洗合同付款相关工作，审计部门（如有）要加强监督检查。

2.对于违反本管理办法，出现未按流程申请付款、审核把关不严、故意拖延付款等情况的部门或个人，视情节轻重，给予批评教育、警告、绩效扣分等相应处罚；给单位造成经济损失的，应依法依规追