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法律信息咨询公司数据管理办法

一、总则

1.为加强本法律信息咨询公司（以下简称“公司”）的数据管理工作，保障数据的安全性、完整性和准确性，提高数据利用效率，依据相关法律法规以及行业最佳实践，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内部所有涉及数据的采集、存储、使用、共享、传输、销毁等活动的部门、团队及人员。

二、数据分类与分级

1.数据分类

客户数据：包括客户基本信息（如姓名、联系方式、身份信息等）、委托咨询业务详情、案件相关资料等。

业务数据：涵盖法律咨询案例库、法规政策文件整理资料、咨询业务流程记录、业务成果文档等。

内部管理数据：如员工信息、组织架构、财务数据、办公流程记录等。

其他数据：除上述类别外，与公司运营、发展相关的数据，例如市场调研数据、合作伙伴信息等。

2.数据分级

敏感数据：涉及客户隐私、未公开的重大案件关键信息、公司核心商业机密等，此类数据的泄露会对客户权益、公司声誉和竞争优势造成严重损害。

重要数据：对公司业务开展、决策制定有重要支撑作用的数据，例如典型法律咨询案例分析结果、重要业务合同文本等，其完整性和准确性的破坏会影响公司正常运营。

一般数据：相对而言，对公司运营影响较小，可在一定范围内公开的数据，如已对外公布的部分业务成果介绍等。

三、数据采集

1.各部门及员工应根据业务需求明确数据采集目的、范围和方式，确保采集的数据真实、合法、必要，且与公司业务直接相关。

2.在采集客户数据时，必须事先获得客户明确的授权同意，告知客户数据采集的用途、范围以及其享有的相关权利，严格按照授权范围进行采集操作。

3.从外部渠道获取的数据，应当对数据源的合法性、可靠性进行评估和审核，确保所采集的数据符合公司数据管理要求及相关法律法规规定。

四、数据存储

1.公司应建立安全可靠的数据存储环境，根据数据分类分级情况，选择合适的存储介质、存储方式和存储地点。

2.敏感数据和重要数据应采用加密存储技术，设置严格的访问权限，确保只有经过授权的人员在必要情况下方可访问。定期对存储设备和备份数据进行检查、维护，保证数据的完整性和可恢复性。

3.建立数据备份制度，按照规定的备份周期、备份策略对各类数据进行备份操作，备份数据应存储在与源数据不同的物理位置，以防因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。

五、数据使用

1.公司内部人员使用数据应遵循“基于授权、最小够用”原则，根据岗位职能和业务需求申请相应的数据访问权限，不得越权使用数据。

2.在使用数据进行分析、研究等工作时，应确保数据的使用方式符合采集时所声明的用途，不得擅自改变数据用途用于其他未经授权的业务或活动。

3.对于涉及敏感数据的使用，需经过更高级别的审批流程，使用过程应进行严格的操作记录，便于事后审计和追踪。

六、数据共享与传输

1.跨部门、跨团队的数据共享应提前向数据管理部门提出申请，说明共享的目的、范围、涉及的数据内容等，经审批通过后方可进行共享操作。

2.在向外部单位或合作伙伴传输数据时，必须签订严格的数据必威体育官网网址协议，明确双方的数据安全责任，对传输的数据进行加密处理，并采取适当的传输方式确保数据传输过程的安全性。

3.严禁通过未经公司批准的非正规渠道（如私人邮箱、即时通讯工具等随意传输敏感数据和重要数据）传输公司数据。

七、数据销毁

1.对于不再需要使用的数据，应按照规定的流程及时进行销毁处理，确保数据无法被恢复利用。

2.销毁数据前，需进行数据销毁审批，明确销毁的数据范围、销毁方式等，销毁过程应做好记录，由专人负责监督执行。

3.根据数据的存储介质和重要程度，选择合适的销毁方法，如电子数据可采用数据擦除、磁盘格式化、物理销毁存储设备等方式；纸质数据可通过粉碎、焚烧等方式进行销毁。

八、数据安全管理

1.公司应制定完善的数据安全管理制度，配备必要的数据安全防护设备和技术手段，如防火墙、入侵检测系统、数据加密软件等，防止数据遭受外部网络攻击、恶意窃取等安全威胁。

2.定期组织员工进行数据安全培训和教育，提高员工的数据安全意识和操作技能，使其了解数据管理相关规定以及违反规定可能带来的后果。

3.建立数据安全事件应急响应机制，一旦发生数据安全事件，应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，及时止损，并按照规定的流程向上级报告、向相关部门通报，同时配合进行事件调查和处理工作。

九、监督与审计

1.数据管理部门负责对公司的数据管理活动进行日常监督检查，定期对各部门的数据采集、存储、使用、共享等情况进行审计，确保各项数据管理工作符合本办法及相关法律法规要求。

2.对在监督审计过程中发现的违规行为和数据管理问题，应及时发出整改通知，要求相关部门和责任人限期整改，并跟踪整改落实情况；对于情节严重的违规行为，按照公司相关规定进行严肃处理。

十、