合同专用章使用管理规定.docx

合同专用章使用管理规定

1目的

为了加强合同专用章的管理，确保合同专用章的安全有效使用。

2适用范围

使用于本处物资采购合同专用章的管理。

3职责

3.1由合同物价科统一管理合同专用章1、2、4、5、6号章，由审核员按4.2分类分别负责保管使用。

3.2合同章管理人员离岗时，必须办理合同章交接登记手续，并由合同物价科负责人签字后，方可移交。

3.3特殊情况下，经本单位最高管理者批准可携带合同专用章外出签订合同。

3.4业务科室采购人员携带合同专用章外出签订合同时必须依据3.2条款办理交接手续。业务人员外出回来，在当日应当将合同专用章交还合同物价科审核员，依据3.2条款办理交接手续。

4.工作程序

4.1经过采购审批,按照采购程序完成合同的草签和审批之后,经合同审核员审核无误的合同方可盖章。

4.2合同专用章原则上按物资分类盖章。

4.2.1合同专用章按号码进行管理，1号章适用于非金属的采购合同、2号章适用于钻采配件和汽配的采购合同。4号章适用于设备、油品的采购合同。

5号章适用于金属材料的采购合同、6号章适用于机电产品的采购合同。3号章由项目部保管并使用。合同有急需盖章的，在岗的审核员可不分大类使用1、2、4、5、6号印章。

5.质量记录

《合同专用章移交登记表》

国际贸易部业务指导书

1．目的

对进、出口过程及进、出口产品进行质量控制，确保所进、出口的物资符合用户要求的标准。

2．适用范围

适用于进出口物资的采购、经销以及相应供方的选择、评定和控制。

3．职责

3.1经理职责:

a.负责制定部门市场开发战略及工作规划；

b.负责与厂家签署产品购销及代理协议；

c.负责报价及投标书的审批；

d.负责审批“供方评定记录表”和“合格供方名录”；

3.2部门经理和各部门负责人职责:

a.制定部门的业务开发方案；

b.执行重大项目合同；

c.执行负责部门的业务管理；

d.负责审批“供方业绩评估表”；

3.3管理部职责:

负责公司的经济核算，核定成本费用，计算利润并将结算情况汇报经理；

3.4进口部职责:

a.负责进口物资的采购、经销，建立“合格供方名录”及档案，并对供方的供货业绩进行评价；

b.负责执行进口合同；

3.5出口部职责:

a.负责出口物资的采购、经销，建立“合格供方名录”及档案，并对出

口方的供货业绩进行评价；

b.制订出口商品经营方案，负责执行出口合同；

3.6业务人员职责:

a.按照公司合同管理程序具体执行单项合同，准备与合同发货有关的单证；

b.负责与工厂之间的联系，以及发货以后催缴增值税发票和专用缴款书等必要文件和单证；

c.根据权限对报价及投标书审定，并对权限以外的报价、投标按照金额大小报各级领导审批；

d.负责权限内合同的签约，负责主抓权限以外合同签约的落实工作；

e.负责信用证审理；

f.负责接待与执行项目有关的国际、国内客户；

g.每月应报合同执行情况表，列明合同号、合同额、本期付款、累计付款、以及收汇情况。

4．工作程序

4.1初选供方的评定

4.1.1进、出口部根据采购物资的技术标准、用户的要求，通过与同类物资的质量、价格进行比较，初定候选供方名单，被选对象至少要有2-3家，将有关资料填入“供方评定记录表”，并建档归类。

4.2供方定期评价

4.2.1进、出口部每年底进行一次供方业绩评估，通过“供方业绩评估表”对供方进行综合评估，评估时质量占60%，交货期占20%，价格占20%，评估总分低于60分，取消合格供方资格。确系留用时，须经理批准。

4.2.2同一供方供应的同一产品，一次出现不合格，由进、出口部向其发出“不合格物资处理单”，要求其分析原因，采取措施改进质量，弥补由此造成的损失，经两次发出整改单无明显改进的，取消其供方资格。

4.3进、出口业务程序

4.3.1.进口程序

4.3.1.1进口交易前的准备工作：

a.进口部在了解物资供应国家和国际其他生产者的供应情况、价格水平后，根据商品不同的规格技术条件，进行比较，选择对路的产品和货源充足、技术水平高、价格较低的厂家。

b．进口部应了解生产厂家或者代理商的资信情况、经营能力和作风。如果是代理商的，要求其提供生产厂家的授权证明，并了解他们的购货渠道，减少中间渠道。

c．进口部应了解进口货物的商品性质，是否属于向国家申请配额的商品，是否需要厂家提供我国法律法规要求的认证资料或者其他资料。并计算关税、增殖税、消费税、产品税和地方附加税等。

d．进口部应了解货物的物理性质，如重量、体积、包装、数量等，以便计算运输费用。

e.进口部应了解其他费用，例如商检、报关、仓租、银行开征手续费等。

4.3.1.2进口交易磋商和合同订立

a.询价。进口部在做好交易前准备工作后选择厂家或者代理,通过传真或者电子邮件发盘。